PDF o Word: cuándo usar cada formato
PDF y Word resuelven problemas opuestos. Uno fija el documento para que se vea igual en todas partes; el otro lo deja abierto para editarlo. Elegir el adecuado en el momento adecuado te ahorra muchos quebraderos de cabeza con el formato.
Usa PDF cuando el aspecto no deba cambiar
Un PDF se ve igual en cualquier dispositivo e impresora. Úsalo para todo lo definitivo: contratos para firmar, currículums para enviar, facturas, informes y todo lo que vaya a imprenta. El destinatario ve exactamente lo que tú diseñaste.
Los PDF también son mejores para distribuir, porque es difícil modificarlos sin querer y se pueden proteger con contraseña.
Usa Word cuando aún haya que editarlo
Word mantiene editables los párrafos, estilos y tablas. Úsalo mientras redactas, colaboras o pasas un documento a alguien que seguirá trabajando en él.
El flujo habitual es escribir en Word y luego exportar a PDF la versión final. Cuando más adelante necesites cambiar un PDF, conviértelo de nuevo a Word, edítalo y vuelve a exportarlo.
Para qué sirve cada formato
Word y PDF resuelven problemas distintos, y usar el equivocado es la causa de la mayoría de los quebraderos de cabeza con documentos. Word (.docx) es para escribir y editar: redistribuye el texto, registra los cambios y está pensado para trabajar sobre él. PDF es para terminar y compartir: fija el diseño para que el documento se vea igual en cualquier dispositivo y nadie que lo abra pueda cambiarle el formato sin querer.
La regla sencilla: edita en Word y comparte en PDF. Redactas, revisas y colaboras en Word, y exportas un PDF cuando el documento está terminado y listo para salir al mundo.
Cuándo usar Word
Recurre a Word cuando el documento aún se está escribiendo o lo van a editar otras personas: un informe a medias, una plantilla que rellenarán tus compañeros, un currículum que adaptas para cada candidatura o cualquier cosa que use control de cambios y comentarios. Word también es mejor cuando el contenido tiene que redistribuirse, como en documentos largos en los que no paras de añadir y quitar texto.
Conserva tu archivo de Word como original editable incluso después de haber compartido un PDF, para poder hacer cambios y volver a exportarlo en lugar de intentar editar el PDF directamente.
Cuándo usar PDF
Usa PDF para todo lo definitivo u oficial: contratos, facturas, currículums que envías a empresas, informes para clientes, formularios para firmar. Un PDF garantiza que el lector vea exactamente tu diseño y tus fuentes, evita ediciones casuales y se abre en cualquier sitio sin programas especiales. Si necesitas pasar de uno a otro, Word a PDF fija un documento terminado y PDF a Word vuelve a hacer editable un PDF cuando necesitas revisarlo.