كيفية ضغط ملف PDF ليناسب حد مرفقات البريد

ما الذي يجعل ملف PDF كبيرًا فعلًا

النص صغير الحجم جدًا. أما الثقل في ملف PDF الكبير فيأتي دائمًا تقريبًا من الصور: صفحات ممسوحة ضوئيًا، أو صور فوتوغرافية، أو لقطات شاشة عالية الدقة مدمجة بحجمها الكامل. ويعمل الضغط بإعادة ترميز تلك الصور بدقة مناسبة للشاشة والبريد الإلكتروني.

كثيرًا ما ينخفض عقد ممسوح بحجم 40 ميغابايت إلى 3-5 ميغابايت دون أي فرق ملحوظ على الشاشة، لأن المسح حُفظ بدقة أعلى بكثير مما سيحتاج إليه أي قارئ.

الخطوات بالتفصيل

افتح أداة ضغط PDF، وأضف ملفك، واتركها تعالجه. ستحصل على ملف PDF أصغر مع حجمه الجديد، لترى كم أصبحت دون الحد.

إذا بقي الملف كبيرًا جدًا، فالأرجح أنه ضخم أصلًا. وعندها يكفيك تقسيمه إلى أجزاء أو حذف الصفحات التي لا تحتاج إليها لإكمال المهمة.

الجودة مقابل الحجم

في كل ما يُقرأ على الشاشة، لا يُلاحظ الضغط العادي إطلاقًا. ولا تقلق بشأن أعلى جودة إلا إذا كان ملف PDF سيُطبع طباعة احترافية، حيث تريد الحفاظ على الدقة الكاملة.

احتفظ بملفك الأصلي. فالضغط لا رجعة فيه بالنسبة إلى الصور داخل الملف، لذا احفظ النسخة عالية الجودة في الأرشيف وأرسل النسخة المضغوطة بالبريد.

لماذا يرفض البريد الإلكتروني ملفات PDF الكبيرة

تحدّ معظم خدمات البريد الإلكتروني حجم المرفقات، غالبًا بين عشرين وخمسة وعشرين ميغابايت، وبعض أنظمة الشركات أكثر صرامة. وملف PDF مليء بالصفحات الممسوحة أو الصور عالية الدقة يمكن أن يتجاوز ذلك بسهولة، فترتد الرسالة أو ترفض الإرسال. وضغط ملف PDF يقلل حجمه ليمر تحت الحد مع بقائه مقروءًا تمامًا.

الحجم يكمن في الصور، لذا تتقلص المستندات الممسوحة وملفات PDF المليئة بالصور أكثر من غيرها؛ أما ملف PDF النصي فهو صغير أصلًا ولا يُضغط كثيرًا.

اضغط دون فقدان ملحوظ للجودة

يهدف الضغط الجيد إلى أصغر ملف ممكن يبقى واضحًا على الشاشة وفي الطباعة العادية. يبقى النص حادًا لأنه ليس صورة، وتُحسَّن الصور بدلًا من إتلافها. وفي الإرسال بالبريد، تستحق هذه الموازنة العناء دائمًا تقريبًا، فما يهم المستلم أن يصله المستند مقروءًا، لا أن يكون مثاليًا كأنه خارج من مطبعة.

إذا كان المستند متجهًا إلى مطبعة أو إلى أرشيف رسمي تهم فيه الدقة القصوى، فاحتفظ بنسخة رئيسية غير مضغوطة وأرسل نسخة مضغوطة منفصلة بالبريد.

عندما لا تكفي مرة واحدة

إذا بقي الملف كبيرًا جدًا بعد الضغط، فتحقق مما إذا كان يحتوي على صفحات لا تحتاج إليها: استخرج الصفحات المهمة فقط باستخدام تقسيم PDF، ثم اضغطها. فإزالة الصفحات الممسوحة عالية الدقة غير الضرورية كثيرًا ما تفيد أكثر من الضغط مجددًا، لأن تكرار الضغط تتناقص فائدته وقد يبدأ في تشويش الصور.