Jak zmniejszyć, uporządkować i naprawić PDF – poradnik
PDF, którego nie da się dołączyć do e-maila, który drukuje się w złym rozmiarze albo w ogóle nie chce się otworzyć, to jedna z najczęstszych frustracji związanych z dokumentami. Niemal wszystkie te problemy mają kilka przyczyn, a każda z nich ma proste rozwiązanie. Ten poradnik wyjaśnia, dlaczego PDF-y sprawiają kłopoty i jak uzyskać mały, czysty i niezawodny plik.
Dlaczego PDF-y są tak duże
Tekst zajmuje prawie nic. O wadze dużego PDF niemal zawsze decydują obrazy: zeskanowane strony, osadzone zdjęcia albo zrzuty ekranu w wysokiej rozdzielczości zapisane w pełnym rozmiarze. Skaner może zapisać stronę w rozdzielczości znacznie wyższej, niż ktokolwiek będzie jej potrzebował, więc dziesięciostronicowa zeskanowana umowa łatwo osiąga kilkadziesiąt megabajtów, choć zawiera wyłącznie tekst i podpis.
Dlatego ta sama liczba stron może dawać zupełnie różne rozmiary plików. Raport utworzony cyfrowo, zawierający tylko tekst, może ważyć poniżej megabajta, a ta sama treść zeskanowana jako obrazy – czterdzieści razy więcej.
Jak naprawdę działa kompresja
Kompresja PDF ponownie koduje obrazy w pliku w rozdzielczości odpowiedniej dla ekranu i e-maila oraz usuwa zbędne dane. Ponieważ oryginalne skany są zwykle zapisane w znacznie wyższej rozdzielczości, niż potrzeba, wynik jest często dużo mniejszy bez żadnej widocznej różnicy na ekranie. Spadek z czterdziestu do trzech–czterech megabajtów przy skanie to rzecz zwyczajna.
Kompresja ma największe znaczenie przy e-mailach, gdzie limit załączników wynosi około dwudziestu pięciu megabajtów, oraz przy przesyłaniu plików na portale z limitem rozmiaru. Przy dokumentach czytanych na ekranie standardowa kompresja jest praktycznie niewidoczna. Po maksymalną jakość sięgaj tylko wtedy, gdy dokument trafi do profesjonalnego druku i chcesz zachować pełną rozdzielczość.
Odcienie szarości: szybki sposób na mniejszy plik i tańszy wydruk
Zamiana kolorowego PDF na odcienie szarości usuwa informacje o kolorze, co zmniejsza plik i ogranicza zużycie tuszu przy drukowaniu. W przypadku długiego raportu, który ma być czytelny, a nie kolorowy, to prosty sposób, by dokument był lżejszy i tańszy w druku. Ujednolica też pliki przeznaczone do archiwizacji w odcieniach szarości.
Świetnie łączy się z kompresją: najpierw odcienie szarości, aby pozbyć się danych o kolorze, potem kompresja, aby ponownie zakodować resztę.
Zmiana rozmiaru: strony, które źle się drukują
Czasem problemem nie jest waga, tylko wymiary. Dokument utworzony w nietypowym formacie drukuje się z ogromnymi marginesami albo jest ucinany, a plik ze stronami w różnych rozmiarach wygląda niespójnie. Zmiana rozmiaru skaluje strony do standardowego formatu, takiego jak A4 lub Letter, aby dokument drukował się poprawnie i wyglądał jednolicie.
To rozwiązanie, gdy PDF wygląda dobrze na ekranie, ale wychodzi z drukarki w złej skali, albo gdy połączyłeś pliki z różnych źródeł w jeden nierówny dokument.
Naprawa PDF, który nie chce się otworzyć
PDF może ulec uszkodzeniu przy nieudanym pobieraniu, przerwanym zapisie czy błędzie transferu – wtedy nie chce się otworzyć, zawiesza czytnik albo jest zgłaszany jako uszkodzony. Naprawa PDF odbudowuje strukturę pliku, aby można go było znów otworzyć, i odzyskuje jak najwięcej treści.
Jeśli plik, który wczoraj działał, dziś nagle się nie otwiera, zacznij od naprawy, zanim uznasz, że treść przepadła.
Usuń to, czego nie potrzebujesz
Często najszybszym sposobem na zmniejszenie i uporządkowanie dokumentu jest po prostu usunięcie zbędnych elementów. Usunięcie zduplikowanych stron tytułowych, pustych stron rozdzielających wstawionych przez skaner czy wewnętrznych notatek, które nie powinny wyjść na zewnątrz, sprawia, że plik jest jednocześnie mniejszy i bardziej uporządkowany.
Porządkowanie dokumentu – ustawienie stron we właściwej kolejności, obrócenie skanów zapisanych bokiem i usunięcie niepotrzebnych stron – zamienia chaotyczny skan w czysty plik, a czysty plik zwykle jest też mniejszy.
Praktyczny sposób na porządki
W przypadku ciężkiego, chaotycznego skanu dobra kolejność wygląda tak: najpierw uporządkuj go, aby strony były po kolei, a puste zniknęły; zamień na odcienie szarości, jeśli kolor nie jest potrzebny; następnie skompresuj, aby zmniejszyć rozmiar. Jeśli dokument ma być drukowany, zmień rozmiar stron na standardowy. Jeśli w ogóle się nie otwiera, napraw go przed wszystkim innym.
Celem jest dokument wystarczająco mały, by go wysłać, wystarczająco czysty, by go czytać, i na tyle niezawodny, by otwierał się wszędzie. Minuta porządków zwykle wygrywa z walką ze zbyt dużym plikiem w chwili wysyłania.