คู่มือฉบับสมบูรณ์: แปลง PDF เป็น Word, Excel, PowerPoint
PDF กับไฟล์ Office ถูกสร้างมาเพื่อจุดประสงค์ตรงข้ามกัน Word, Excel และ PowerPoint มีไว้สำหรับแก้ไข ส่วน PDF มีไว้สำหรับฉบับสุดท้ายที่ตายตัวและพร้อมแชร์ การแปลงไปมาระหว่างกันจึงเป็นงานเอกสารที่พบบ่อยที่สุดอย่างหนึ่ง และผลลัพธ์ขึ้นอยู่กับไฟล์ต้นฉบับและทิศทางที่คุณแปลงเป็นอย่างมาก คู่มือนี้อธิบายว่าเกิดอะไรขึ้นระหว่างการแปลงแต่ละแบบ และทำอย่างไรให้ได้ผลลัพธ์ที่สะอาดและใช้งานได้จริง
ทำไมทิศทางการแปลงจึงสำคัญ
การแปลงไฟล์ Office เป็น PDF ทำได้ง่ายและเชื่อถือได้ เพราะคุณกำลังล็อกเอกสารที่มีโครงสร้างชัดเจนอยู่แล้ว แต่การแปลงกลับจาก PDF เป็นไฟล์ Office ที่แก้ไขได้นั้นยากกว่า เพราะต้องถอดโครงสร้าง PDF ออกมาเป็นย่อหน้า เซลล์ หรือสไลด์ ซึ่ง PDF ไม่ได้เก็บไว้ในตัว การเข้าใจความไม่สมมาตรนี้ช่วยให้ตั้งความคาดหวังได้ถูกต้อง Word เป็น PDF ได้ผลแทบสมบูรณ์แบบ ส่วน PDF เป็น Word ได้ผลดีมากกับไฟล์ที่สะอาด แต่ต้องเก็บงานบ้างกับไฟล์ที่ซับซ้อน
ปัจจัยสำคัญที่สุดที่ทำให้แปลง PDF เป็น Office ได้ดีคือ PDF นั้นมีข้อความจริงที่เลือกได้หรือไม่ หากคุณใช้เคอร์เซอร์ไฮไลต์คำได้ การแปลงจะออกมาสะอาด แต่ถ้า PDF เป็นไฟล์สแกนซึ่งเป็นแค่รูปภาพของหน้าเอกสาร ต้องให้ OCR อ่านข้อความออกมาก่อน การแปลงจึงจะได้ผล
แปลง PDF เป็น Word: ได้เอกสารที่แก้ไขได้จากไฟล์ตายตัว
การแปลง PDF เป็น Word จะสร้างเอกสารขึ้นใหม่เป็นย่อหน้า หัวข้อ และตารางที่แก้ไขได้ เหมาะเมื่อคุณต้องการแก้ถ้อยคำในรายงานที่มีอยู่แค่เป็น PDF นำข้อความในสัญญามาใช้ซ้ำโดยไม่ต้องพิมพ์ใหม่ หรือปรับปรุงแบบฟอร์มเก่าที่มีอยู่แค่เป็นไฟล์แบน
เอกสารเรียบง่ายแบบคอลัมน์เดียวแปลงได้เกือบสมบูรณ์ ส่วนเลย์เอาต์ที่ซับซ้อน เช่น โบรชัวร์หลายคอลัมน์ กราฟิกจำนวนมาก หรือฟอนต์แปลกๆ อาจต้องเก็บงานเล็กน้อยหลังแปลง โดยเฉพาะตรงตารางและคอลัมน์ เพื่อผลลัพธ์ที่ดีที่สุด ให้แปลงจาก PDF ต้นฉบับเสมอ ไม่ใช่จากภาพหน้าจอหรือสำเนาที่บันทึกซ้ำ เพราะทุกครั้งที่ทำสำเนาต่อ คุณภาพจะลดลง
แปลง PDF เป็น Excel: นำตารางเข้าคอลัมน์
การแปลง PDF เป็น Excel เน้นที่ข้อมูลแบบตารางโดยเฉพาะ เช่น รายการสินค้าในใบแจ้งหนี้ รายการราคา ตัวเลขทางการเงิน หรือรายการธุรกรรมในรายการเดินบัญชี แทนที่จะพิมพ์ตัวเลขลงสเปรดชีตใหม่ เครื่องมือจะอ่านโครงสร้างตารางแล้ววางค่าลงในแถวและคอลัมน์ที่คุณเรียงลำดับและหาผลรวมได้
วิธีนี้ได้ผลดีที่สุดเมื่อต้นฉบับเป็นตารางจริงที่มีแถวและคอลัมน์ชัดเจน ข้อมูลที่ดูเหมือนตารางแต่จริงๆ เป็นข้อความที่จัดวางตำแหน่งไว้อาจต้องจัดเรียงใหม่เล็กน้อยหลังแปลง แต่ก็ยังเร็วกว่าการกรอกเองมาก และไม่มีข้อผิดพลาดจากการพิมพ์ตัวเลขด้วยมือ
แปลง PDF เป็น PowerPoint: นำสไลด์กลับมาใช้ใหม่
หากคุณมีสไลด์นำเสนอเป็น PDF แต่ไม่มีไฟล์งานนำเสนอต้นฉบับ การแปลงเป็น PowerPoint จะเปลี่ยนแต่ละหน้ากลับเป็นสไลด์ที่แก้ไขได้ มีประโยชน์เมื่อต้องการปรับสไลด์ที่ได้รับมาให้เข้ากับเทมเพลตของคุณ นำงานนำเสนอที่พิมพ์แจกมาใช้ใหม่ หรืออัปเดตสไลด์เมื่อไฟล์ต้นฉบับหายไป
เช่นเดียวกับการแปลงแบบอื่น ต้นฉบับยิ่งสะอาด ผลลัพธ์ก็ยิ่งดี สไลด์ PDF ที่เป็นข้อความจะแปลงได้ดี ส่วนสไลด์ที่เป็นรูปภาพโดยพื้นฐานจะออกมาเป็นรูปภาพที่คุณจัดวางได้ แต่จัดข้อความใหม่ไม่ได้
อีกทิศทางหนึ่ง: แปลง Office เป็น PDF
การแปลง Word, Excel หรือ PowerPoint เป็น PDF คือการปิดงานเอกสาร คุณล็อกเลย์เอาต์ไว้เพื่อให้แสดงผลเหมือนกันทุกอุปกรณ์และทุกเครื่องพิมพ์ ซึ่งสำคัญกับทุกอย่างที่คุณส่งหรือพิมพ์ ไม่ว่าจะเป็นเรซูเม่ สัญญา รายงานที่จัดรูปแบบแล้ว หรืองบประมาณที่คุณไม่อยากให้ผู้รับเผลอแก้
การแปลงทิศทางนี้เชื่อถือได้สูง เพราะต้นฉบับมีโครงสร้างครบถ้วนอยู่แล้ว สิ่งหลักที่ต้องตรวจคือฟอนต์และการตั้งค่าหน้ากระดาษเป็นแบบที่คุณต้องการก่อนแปลง เพราะ PDF จะตรึงทุกอย่างไว้ตามที่เห็นทุกประการ
เมื่อไรต้องทำ OCR ก่อน
การแปลง PDF เป็น Office ทุกแบบใช้กับเอกสารสแกนไม่ได้จนกว่าจะอ่านข้อความออกมาก่อน หาก PDF ของคุณเป็นรูปถ่ายหรือไฟล์สแกนของหน้าเอกสาร ให้ทำ OCR ก่อนเพื่อเพิ่มชั้นข้อความจริง แล้วจึงแปลง การข้ามขั้นตอนนี้กับไฟล์สแกนจะได้ผลลัพธ์ว่างเปล่าหรือข้อความเพี้ยน และเป็นสาเหตุที่พบบ่อยที่สุดที่ทำให้ดูเหมือนว่าการแปลงล้มเหลว
ทดสอบง่ายๆ: เปิด PDF แล้วลองเลือกประโยคหนึ่ง ถ้าไม่มีอะไรถูกไฮไลต์ แสดงว่าเป็นไฟล์สแกนและต้องทำ OCR ก่อนแปลง
ขั้นตอนการทำงานที่ใช้ได้จริง
รูปแบบที่เชื่อถือได้สำหรับงานเอกสารคือ ร่างและทำงานร่วมกันในไฟล์ Office แล้วแปลงเป็น PDF สำหรับฉบับสุดท้ายที่จะแชร์ เมื่อต้องแก้ฉบับสุดท้ายนั้นในภายหลัง ให้แปลงกลับเป็นไฟล์ Office ที่เหมาะสม แก้ไข แล้วส่งออกเป็น PDF อีกครั้ง เก็บไฟล์ต้นฉบับที่แก้ไขได้ไว้เสมอเมื่อทำได้ คุณจะแทบไม่ต้องถอดโครงสร้าง PDF เลย
สำหรับไฟล์สแกน ให้เพิ่มขั้นตอนเดียวไว้ข้างหน้า คือทำ OCR ไฟล์สแกนก่อนแล้วจึงแปลง นิสัยเดียวนี้เปลี่ยนการแปลงที่ล้มเหลวส่วนใหญ่ให้ออกมาสะอาดเรียบร้อย