คู่มือฉบับสมบูรณ์: ลดขนาด จัดระเบียบ และซ่อม PDF
PDF ที่แนบอีเมลไม่ได้ พิมพ์ออกมาผิดขนาด หรือเปิดไม่ได้เลย เป็นปัญหาเอกสารที่น่าหงุดหงิดที่สุดอย่างหนึ่ง ปัญหาเหล่านี้เกือบทั้งหมดมาจากสาเหตุเพียงไม่กี่อย่าง และแต่ละอย่างมีวิธีแก้ที่ตรงไปตรงมา คู่มือนี้อธิบายว่าทำไม PDF ถึงมีปัญหา และทำอย่างไรให้ได้ไฟล์ที่เล็ก สะอาด และเชื่อถือได้
ทำไมไฟล์ PDF ถึงใหญ่มาก
ข้อความแทบไม่กินพื้นที่เลย น้ำหนักของ PDF ไฟล์ใหญ่มักมาจากรูปภาพเกือบทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นหน้าที่สแกน รูปถ่ายที่ฝังไว้ หรือภาพหน้าจอความละเอียดสูงที่เก็บไว้เต็มขนาด เครื่องสแกนอาจบันทึกหน้าเอกสารด้วยความละเอียดสูงกว่าที่ใครจะเปิดดูจริงมาก สัญญาสแกนสิบหน้าจึงอาจมีขนาดหลายสิบเมกะไบต์ได้ง่ายๆ ทั้งที่มีแค่ข้อความกับลายเซ็น
นี่คือเหตุผลที่จำนวนหน้าเท่ากันอาจได้ขนาดไฟล์ต่างกันมาก รายงานที่สร้างจากคอมพิวเตอร์และมีแต่ข้อความอาจมีขนาดไม่ถึงหนึ่งเมกะไบต์ ขณะที่เนื้อหาเดียวกันซึ่งสแกนเป็นรูปภาพอาจใหญ่กว่าถึงสี่สิบเท่า
การบีบอัดทำงานอย่างไร
การบีบอัด PDF คือการเข้ารหัสรูปภาพข้างในใหม่ด้วยความละเอียดที่เหมาะกับหน้าจอและอีเมล และลบข้อมูลที่ซ้ำซ้อนออก เนื่องจากไฟล์สแกนต้นฉบับมักเก็บไว้ด้วยความละเอียดสูงเกินความจำเป็นมาก ผลลัพธ์จึงมักเล็กลงอย่างมากโดยมองไม่เห็นความแตกต่างบนหน้าจอ ไฟล์สแกนสี่สิบเมกะไบต์ลดเหลือสามหรือสี่เมกะไบต์เป็นเรื่องปกติ
การบีบอัดสำคัญที่สุดสำหรับอีเมล ซึ่งจำกัดขนาดไฟล์แนบไว้ราวยี่สิบห้าเมกะไบต์ และสำหรับการอัปโหลดขึ้นระบบที่จำกัดขนาดไฟล์ สำหรับเอกสารที่อ่านบนหน้าจอ การบีบอัดแบบมาตรฐานแทบไม่ทำให้เห็นความต่าง ให้เลือกคุณภาพสูงสุดเฉพาะเมื่อเอกสารจะถูกส่งไปพิมพ์แบบมืออาชีพ ซึ่งคุณต้องการรักษาความละเอียดเต็มไว้
โทนสีเทา: ทางลัดลดขนาดไฟล์และประหยัดหมึก
การแปลง PDF สีเป็นโทนสีเทาจะลบข้อมูลสีออก ซึ่งทั้งทำให้ไฟล์เล็กลงและลดการใช้หมึกเวลาพิมพ์ สำหรับรายงานยาวๆ ที่แค่ต้องอ่านออกโดยไม่ต้องมีสีสัน โทนสีเทาเป็นวิธีง่ายๆ ที่ทำให้เอกสารเบาลงและพิมพ์ประหยัดขึ้น ทั้งยังทำให้ไฟล์เป็นมาตรฐานเดียวกันสำหรับการเก็บถาวรแบบโทนสีเทา
วิธีนี้ใช้คู่กับการบีบอัดได้อย่างลงตัว แปลงเป็นโทนสีเทาก่อนเพื่อตัดข้อมูลสีออก แล้วจึงบีบอัดเพื่อเข้ารหัสส่วนที่เหลือใหม่
ปรับขนาด: แก้หน้าที่พิมพ์ออกมาผิด
บางครั้งปัญหาไม่ได้อยู่ที่น้ำหนักไฟล์ แต่อยู่ที่ขนาดหน้า เอกสารที่สร้างด้วยขนาดหน้าแปลกๆ จะพิมพ์ออกมามีขอบกว้างมากหรือถูกตัดหาย และไฟล์ที่มีหลายขนาดหน้าปนกันจะดูไม่สม่ำเสมอ การปรับขนาดจะปรับสเกลหน้าให้เป็นขนาดมาตรฐาน เช่น A4 หรือ Letter เพื่อให้พิมพ์ได้ถูกต้องและดูเป็นระเบียบ
นี่คือวิธีแก้เมื่อ PDF ดูปกติบนหน้าจอแต่พิมพ์ออกมาผิดสเกล หรือเมื่อคุณรวมไฟล์จากหลายแหล่งเป็นเอกสารเดียวที่ขนาดหน้าไม่เท่ากัน
ซ่อม PDF ที่เปิดไม่ได้
PDF อาจเสียหายได้จากการดาวน์โหลดที่ผิดพลาด การบันทึกที่ถูกขัดจังหวะ หรือการโอนไฟล์ที่ล้มเหลว แล้วจึงเปิดไม่ได้ ค้างในโปรแกรมอ่าน หรือแจ้งว่าไฟล์เสียหาย การซ่อม PDF จะสร้างโครงสร้างไฟล์ขึ้นใหม่ให้เปิดได้อีกครั้ง พร้อมกู้คืนเนื้อหาให้ได้มากที่สุด
หากไฟล์ที่เมื่อวานยังใช้ได้ วันนี้กลับเปิดไม่ขึ้น ให้ลองซ่อมเป็นอย่างแรกก่อนจะสรุปว่าเนื้อหาหายไปแล้ว
ตัดสิ่งที่ไม่จำเป็นออก
หลายครั้งวิธีที่เร็วที่สุดในการลดขนาดและจัดระเบียบเอกสารคือการลบสิ่งที่ไม่จำเป็นออก การลบปกที่ซ้ำกัน หน้าว่างคั่นที่เครื่องสแกนแทรกเข้ามา หรือบันทึกภายในที่ไม่ควรแชร์ ทำให้ไฟล์เล็กลงและเป็นระเบียบขึ้นในคราวเดียว
การจัดระเบียบเอกสาร ทั้งการเรียงหน้าให้ถูกลำดับ การหมุนหน้าที่สแกนตะแคงให้ตั้งตรง และการลบหน้าที่ไม่ต้องการ จะเปลี่ยนไฟล์สแกนที่ยุ่งเหยิงให้กลายเป็นไฟล์ที่เรียบร้อย และไฟล์ที่เรียบร้อยก็มักจะเล็กกว่าด้วย
ขั้นตอนจัดการไฟล์ที่ใช้ได้จริง
สำหรับเอกสารสแกนที่หนักและยุ่งเหยิง ลำดับที่ดีคือ จัดระเบียบก่อนให้หน้าเรียงถูกต้องและไม่มีหน้าว่าง แปลงเป็นโทนสีเทาหากไม่ต้องการสี แล้วบีบอัดเพื่อลดขนาด หากจะนำไปพิมพ์ ให้ปรับเป็นขนาดหน้ามาตรฐาน หากเปิดไม่ได้เลย ให้ซ่อมก่อนทำอย่างอื่น
เป้าหมายคือเอกสารที่เล็กพอจะส่ง สะอาดพอจะอ่าน และเชื่อถือได้พอจะเปิดได้ทุกที่ ใช้เวลาจัดการสักนาทีมักดีกว่าต้องมานั่งปวดหัวกับไฟล์ขนาดใหญ่เกินตอนจะส่ง