วิธีบีบอัด PDF ให้แนบอีเมลได้ไม่เกินขนาด

อะไรทำให้ PDF ใหญ่จริงๆ

ข้อความมีขนาดเล็กมาก น้ำหนักของ PDF ขนาดใหญ่มักมาจากรูปภาพเกือบทั้งหมด ทั้งหน้าที่สแกน รูปถ่าย หรือภาพหน้าจอความละเอียดสูงที่ฝังไว้เต็มขนาด การบีบอัดจะเข้ารหัสรูปภาพเหล่านั้นใหม่ด้วยความละเอียดที่เหมาะกับหน้าจอและอีเมล

สัญญาสแกนขนาด 40 MB มักลดเหลือ 3-5 MB ได้โดยมองไม่เห็นความต่างบนหน้าจอ เพราะไฟล์สแกนถูกเก็บไว้ด้วยความละเอียดสูงกว่าที่ใครจะเปิดดูจริงมาก

ทำทีละขั้นตอน

เปิดเครื่องมือบีบอัด PDF เพิ่มไฟล์ของคุณ แล้วรอให้ประมวลผล คุณจะได้ PDF ที่เล็กลงพร้อมขนาดใหม่ เพื่อดูว่าต่ำกว่าขีดจำกัดไปมากแค่ไหน

หากยังใหญ่เกินไป แสดงว่าไฟล์อาจใหญ่มากตั้งแต่แรก การแยกเป็นหลายส่วน หรือลบหน้าที่ไม่ต้องการออก จะช่วยลดขนาดได้ส่วนที่เหลือ

คุณภาพกับขนาดไฟล์

สำหรับเอกสารที่อ่านบนหน้าจอ การบีบอัดแบบมาตรฐานแทบมองไม่เห็นความต่าง ให้กังวลเรื่องคุณภาพสูงสุดเฉพาะเมื่อ PDF จะถูกส่งไปพิมพ์แบบมืออาชีพ ซึ่งคุณต้องการรักษาความละเอียดเต็มไว้

เก็บไฟล์ต้นฉบับไว้ การบีบอัดรูปภาพข้างในย้อนกลับไม่ได้ ดังนั้นให้เก็บฉบับคุณภาพเต็มไว้ และส่งสำเนาที่บีบอัดแล้วทางอีเมล

ทำไมอีเมลถึงไม่รับ PDF ขนาดใหญ่

ผู้ให้บริการอีเมลส่วนใหญ่จำกัดขนาดไฟล์แนบ มักอยู่ที่ประมาณ 20 ถึง 25 เมกะไบต์ และระบบขององค์กรบางแห่งก็เข้มงวดกว่านั้น PDF ที่เต็มไปด้วยหน้าที่สแกนหรือรูปถ่ายความละเอียดสูงเกินขีดนี้ได้ง่ายๆ แล้วอีเมลก็เด้งกลับหรือส่งไม่ออก การบีบอัด PDF จะลดขนาดให้ผ่านขีดจำกัดได้ โดยยังอ่านได้ชัดเจนเหมือนเดิม

ขนาดไฟล์อยู่ที่รูปภาพ เอกสารสแกนและ PDF ที่มีรูปถ่ายเยอะจึงลดขนาดได้มากที่สุด ส่วน PDF ที่มีแต่ข้อความเล็กอยู่แล้วจึงบีบอัดได้น้อยกว่า

บีบอัดโดยไม่เห็นคุณภาพลดลง

การบีบอัดที่ดีมุ่งให้ได้ไฟล์ที่เล็กที่สุดซึ่งยังดูคมชัดบนหน้าจอและเมื่อพิมพ์ทั่วไป ข้อความยังคมชัดเพราะไม่ใช่รูปภาพ และรูปถ่ายจะถูกปรับให้เหมาะสมแทนที่จะเสียหาย สำหรับการส่งอีเมล การแลกนี้แทบจะคุ้มค่าเสมอ ผู้รับสนใจว่าเอกสารส่งถึงและอ่านออก ไม่ได้ต้องการความสมบูรณ์แบบระดับโรงพิมพ์

หากเอกสารจะถูกส่งไปพิมพ์หรือเก็บเป็นหลักฐานทางการที่ต้องการความแม่นยำสูงสุด ให้เก็บฉบับหลักที่ไม่บีบอัดไว้ และส่งสำเนาที่บีบอัดแยกทางอีเมล

เมื่อบีบอัดครั้งเดียวไม่พอ

หากไฟล์ยังใหญ่เกินไปหลังบีบอัด ให้ตรวจดูว่ามีหน้าที่ไม่ต้องการหรือไม่ ดึงเฉพาะหน้าที่เกี่ยวข้องออกมาด้วยเครื่องมือแยก PDF แล้วจึงบีบอัด การลบหน้าสแกนความละเอียดสูงที่ไม่จำเป็นมักได้ผลมากกว่าการบีบอัดซ้ำ ซึ่งได้ผลน้อยลงเรื่อยๆ และอาจเริ่มทำให้รูปภาพเบลอ