วิธีแปลง PDF เป็น Word ให้รูปแบบไม่เพี้ยน
การได้ไฟล์ Word ที่แก้ไขได้จาก PDF ฟังดูง่าย แต่ผลลัพธ์ต่างกันมากขึ้นอยู่กับว่า PDF นั้นสร้างมาอย่างไร คู่มือนี้จะพาคุณไปทีละขั้นตอน พร้อมตัวเลือกเล็กๆ ที่ตัดสินว่าตารางและหัวข้อของคุณจะรอดมาครบหรือไม่
ทำไม PDF ถึงแก้ไขยาก
PDF เป็นเลย์เอาต์แบบตายตัว มันบันทึกว่าตัวอักษรแต่ละตัวอยู่ตรงไหนบนหน้า ไม่ได้บันทึกย่อหน้าและตารางที่สร้างหน้านั้นขึ้นมา ซึ่งดีมากสำหรับการพิมพ์ แต่แย่มากสำหรับการแก้ไข การแปลงเป็น Word จึงหมายถึงการสร้างโครงสร้างนั้นขึ้นใหม่ นี่คือเหตุผลที่ PDF ที่สะอาดและเป็นข้อความแปลงได้ดีกว่าไฟล์สแกนมาก
หาก PDF ของคุณเป็นไฟล์สแกน (รูปภาพของหน้าเอกสาร) ข้อความจะเลือกไม่ได้และต้องทำ OCR ก่อน แต่ถ้าคุณใช้เคอร์เซอร์ไฮไลต์ข้อความได้ ไฟล์จะแปลงออกมาได้สะอาด
ทำทีละขั้นตอน
เปิดเครื่องมือแปลง PDF เป็น Word วางไฟล์ของคุณลงไป แล้วคลิกแปลง ไฟล์จะอัปโหลดผ่านการเชื่อมต่อที่เข้ารหัส ถูกแปลงบนเซิร์ฟเวอร์ แล้วเอกสาร Word จะพร้อมให้ดาวน์โหลด
เปิดไฟล์ที่ได้ใน Word หรือ Google Docs แล้วดูหน้าแรกคร่าวๆ ตรวจหัวข้อ ตาราง และเลย์เอาต์แบบสองคอลัมน์ เพราะเป็นส่วนที่มีแนวโน้มจะเคลื่อนมากที่สุด
รักษารูปแบบเอกสารให้คงเดิม
เพื่อความแม่นยำสูงสุด ให้เริ่มจาก PDF ต้นฉบับ ไม่ใช่ภาพหน้าจอหรือสำเนาที่บันทึกซ้ำ เอกสารเรียบง่ายแบบคอลัมน์เดียวแปลงได้เกือบสมบูรณ์ ส่วนโบรชัวร์ที่ออกแบบเยอะอาจต้องเก็บงานเล็กน้อย
หากตารางออกมาเป็นข้อความกระจัดกระจาย มักหมายความว่า PDF ต้นฉบับเก็บไว้เป็นข้อความที่จัดตำแหน่ง ไม่ใช่ตารางจริง การสร้างตารางใหม่ใน Word ใช้เวลาแค่นาทีเดียว และเร็วกว่าพิมพ์ใหม่ทั้งหมดมาก
อะไรแปลงได้ดี อะไรแปลงยาก
การแปลง PDF เป็น Word ได้ผลดีที่สุดกับ PDF ที่เป็นข้อความจริง คือไฟล์ที่ส่งออกจาก Word, Google Docs หรือแอปที่คล้ายกัน สำหรับไฟล์เหล่านี้ ย่อหน้า หัวข้อ รายการ และตารางส่วนใหญ่จะออกมาเป็นไฟล์ .docx ที่คุณเขียนใหม่ได้จริง กรณีที่ยากที่สุดคือ PDF ที่สแกนมา (รูปถ่ายของหน้าเอกสารที่ไม่มีข้อความให้ดึง) และเลย์เอาต์ที่ออกแบบซับซ้อนโดยมีคอลัมน์ซ้อนทับกัน
หาก PDF ของคุณเป็นไฟล์สแกน ให้ทำ OCR ก่อนเพื่อสร้างชั้นข้อความ ขั้นตอนเดียวนี้คือความต่างระหว่างเอกสารที่แก้ไขได้กับหน้ากระดาษที่เต็มไปด้วยรูปภาพ สำหรับเลย์เอาต์ที่ซับซ้อน คาดหวังได้ว่าข้อความจะออกมาครบถ้วน แม้ตำแหน่งอาจคลาดเคลื่อนเล็กน้อย
ตรวจสอบผลลัพธ์
หลังแปลงแล้ว ให้เปิดไฟล์ .docx และดูส่วนที่มีแนวโน้มจะเคลื่อนมากที่สุด คือตารางและหัวข้อ ถึงตอนนี้ทุกอย่างแก้ไขได้ทั้งหมด ความต่างเล็กๆ น้อยๆ จึงแก้ได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องพิมพ์ใหม่ ไฟล์เปิดได้ใน Microsoft Word, Google Docs, LibreOffice และ Pages คุณจึงแก้ไขได้ในโปรแกรมที่ใช้อยู่
เก็บ PDF ต้นฉบับไว้ด้วย หากหน้าที่ซับซ้อนแปลงออกมาไม่สมบูรณ์ คุณจะได้เปิดดูเทียบระหว่างเก็บงานในไฟล์ Word