วิธีตั้งรหัสผ่าน PDF ก่อนส่ง

เมื่อไรควรป้องกัน PDF

เอกสารใดก็ตามที่มีข้อมูลการเงิน กฎหมาย การแพทย์ หรือข้อมูลส่วนตัว ล้วนควรป้องกัน เช่น รายการเดินบัญชี ข้อตกลง สำเนาบัตร และเอกสารเงินเดือน รหัสผ่านเพิ่มการป้องกันอีกชั้นที่ติดไปกับไฟล์ ไม่ใช่แค่กล่องจดหมายที่ไฟล์ถูกส่งไป

ส่งรหัสผ่านผ่านช่องทางที่ต่างจากตัวไฟล์ เช่น ส่งไฟล์ทางอีเมลและส่งรหัสผ่านทาง SMS เพื่อไม่ให้ทั้งสองอยู่ด้วยกัน

ทำทีละขั้นตอน

เปิดเครื่องมือป้องกัน PDF เพิ่มไฟล์ของคุณ แล้วตั้งรหัสผ่าน เลือกรหัสที่คาดเดายากแต่แจ้งผู้รับได้สะดวก

ดาวน์โหลด PDF ที่ป้องกันแล้ว เมื่อใครก็ตามเปิดไฟล์ ระบบจะขอให้ใส่รหัสผ่านก่อนจึงจะดูเนื้อหาได้

ทำไมรหัสผ่านดีกว่าการส่งอีเมลส่วนตัว

หลายคนคิดว่าการส่งเอกสารทางอีเมลถึงคนคนเดียวจะทำให้เอกสารเป็นความลับ แต่ในความเป็นจริง อีเมลถูกส่งต่อ กล่องจดหมายถูกใช้ร่วมกัน และเธรดอีเมลก็ยาวขึ้นเรื่อยๆ รหัสผ่านป้องกันตัวไฟล์เอง ไม่ว่า PDF จะเดินทางไปที่ไหน ก็มีเพียงคนที่รู้รหัสผ่านเท่านั้นที่เปิดได้ สำหรับทุกอย่างที่มีข้อมูลการเงิน กฎหมาย หรือข้อมูลส่วนตัว เช่น รายการเดินบัญชี สัญญา สำเนาบัตร และเอกสารเงินเดือน การป้องกันระดับไฟล์คือค่าเริ่มต้นที่ถูกต้อง

นี่คือเหตุผลที่องค์กรซึ่งดูแลเอกสารสำคัญจะตั้งรหัสผ่านก่อนที่เอกสารจะออกจากระบบของตน แทนที่จะพึ่งพาความปลอดภัยของกล่องจดหมายผู้รับ

แจ้งรหัสผ่านอย่างถูกวิธี

รหัสผ่านจะปลอดภัยแค่ไหนขึ้นอยู่กับวิธีที่คุณส่งมัน กฎสำคัญที่สุดคือส่งผ่านช่องทางที่ต่างจากตัวไฟล์ ส่ง PDF ทางอีเมล แล้วแจ้งรหัสผ่านทาง SMS โทรศัพท์ หรือแอปแชท หากรหัสผ่านอยู่ในอีเมลฉบับเดียวกับไฟล์แนบ ใครก็ตามที่อ่านอีเมลนั้นจะได้ทั้งสองอย่าง และการป้องกันก็ไร้ความหมาย

เลือกรหัสผ่านที่คาดเดายากแต่บอกได้ชัดเจน วลีสั้นๆ มักใช้ได้ดีกว่าตัวอักษรสุ่ม เมื่อคุณต้องอ่านให้ฟังทางโทรศัพท์

ลบรหัสผ่านที่คุณรู้อยู่แล้ว

เมื่อไม่ต้องการการป้องกันบนไฟล์ของคุณเองอีกต่อไป ไม่ว่าจะเพื่อรวม แก้ไข หรือเก็บถาวร คุณลบรหัสผ่านที่มีอยู่แล้วได้ด้วยเครื่องมือปลดล็อก PDF ซึ่งต่างจากการเจาะเอกสารที่คุณไม่มีสิทธิ์เปิด เครื่องมือนี้จะลบการป้องกันก็ต่อเมื่อคุณเปิดไฟล์ได้อยู่แล้วเท่านั้น เก็บสำเนาหลักที่ไม่มีรหัสผ่านไว้ในที่ปลอดภัย และแชร์เฉพาะฉบับที่ป้องกันแล้ว