PDF กับ Word ต่างกันอย่างไร ควรใช้แบบไหนเมื่อไร

ใช้ PDF เมื่อหน้าตาเอกสารต้องไม่เปลี่ยน

PDF แสดงผลเหมือนกันทุกอุปกรณ์และทุกเครื่องพิมพ์ ใช้กับทุกอย่างที่เป็นฉบับสุดท้าย เช่น สัญญาที่ต้องลงนาม เรซูเม่ที่จะส่ง ใบแจ้งหนี้ รายงาน และทุกอย่างที่จะพิมพ์ ผู้รับจะเห็นตรงตามที่คุณออกแบบไว้ทุกประการ

PDF ยังเหมาะกับการแจกจ่ายมากกว่า เพราะถูกแก้ไขโดยไม่ตั้งใจได้ยาก และตั้งรหัสผ่านได้

ใช้ Word เมื่อยังต้องแก้ไข

Word เก็บย่อหน้า สไตล์ และตารางไว้ในรูปแบบที่แก้ไขได้ ใช้ขณะที่คุณกำลังร่าง ทำงานร่วมกับผู้อื่น หรือส่งต่อเอกสารให้คนที่จะทำงานต่อ

ขั้นตอนทั่วไปคือเขียนใน Word แล้วส่งออกเป็น PDF สำหรับฉบับสุดท้าย เมื่อต้องแก้ PDF ในภายหลัง ให้แปลงกลับเป็น Word แก้ไข แล้วส่งออกใหม่

แต่ละรูปแบบเก่งเรื่องอะไร

Word กับ PDF แก้ปัญหาคนละเรื่อง และการใช้ผิดแบบคือต้นเหตุของปัญหาเอกสารส่วนใหญ่ Word (.docx) มีไว้สำหรับเขียนและแก้ไข ข้อความจะจัดเรียงใหม่อัตโนมัติ ติดตามการเปลี่ยนแปลงได้ และสร้างมาเพื่อให้ทำงานต่อ ส่วน PDF มีไว้สำหรับปิดงานและแชร์ ล็อกเลย์เอาต์ไว้เพื่อให้เอกสารแสดงผลเหมือนกันทุกอุปกรณ์ และไม่ถูกเปลี่ยนรูปแบบโดยไม่ตั้งใจจากใครก็ตามที่เปิด

กฎง่ายๆ คือ แก้ไขใน Word แชร์เป็น PDF คุณร่าง ปรับแก้ และทำงานร่วมกันใน Word แล้วส่งออกเป็น PDF เมื่อเอกสารเป็นฉบับสุดท้ายและพร้อมส่งออกไปข้างนอก

เมื่อไรควรใช้ Word

เลือก Word เมื่อเอกสารยังเขียนไม่เสร็จหรือคนอื่นจะต้องแก้ไข เช่น รายงานที่กำลังทำ เทมเพลตที่เพื่อนร่วมงานจะกรอก CV ที่คุณปรับสำหรับการสมัครงานแต่ละที่ หรืออะไรก็ตามที่ใช้การติดตามการเปลี่ยนแปลงและความคิดเห็น Word ยังเหมาะกว่าเมื่อเนื้อหาต้องจัดเรียงใหม่บ่อยๆ เช่น เอกสารยาวที่คุณเพิ่มและตัดข้อความอยู่เรื่อยๆ

เก็บไฟล์ Word ไว้เป็นต้นฉบับที่แก้ไขได้ แม้จะแชร์ PDF ไปแล้ว เพื่อให้คุณแก้ไขแล้วส่งออกใหม่ได้ แทนที่จะพยายามแก้ PDF โดยตรง

เมื่อไรควรใช้ PDF

ใช้ PDF กับทุกอย่างที่เป็นฉบับสุดท้ายหรือเป็นทางการ เช่น สัญญา ใบแจ้งหนี้ เรซูเม่ที่ส่งให้นายจ้าง รายงานสำหรับลูกค้า และแบบฟอร์มสำหรับลงนาม PDF รับประกันว่าผู้อ่านจะเห็นเลย์เอาต์และฟอนต์ตรงตามที่คุณจัดไว้ ป้องกันการแก้ไขแบบไม่ตั้งใจ และเปิดได้ทุกที่โดยไม่ต้องใช้ซอฟต์แวร์พิเศษ หากต้องการแปลงจากแบบหนึ่งไปอีกแบบ เครื่องมือแปลง Word เป็น PDF จะล็อกเอกสารที่เสร็จแล้ว และแปลง PDF เป็น Word จะทำให้ PDF กลับมาแก้ไขได้อีกครั้งเมื่อคุณต้องปรับแก้