Jak zabezpieczyć PDF hasłem przed wysłaniem
Wysyłanie e-mailem umowy, wyciągu bankowego czy czegokolwiek z danymi osobowymi jest bezpieczniejsze, gdy sam plik jest zablokowany. Hasło na PDF sprawia, że nawet jeśli e-mail zostanie przekazany dalej, otworzy go tylko osoba, która zna hasło.
Kiedy zabezpieczyć PDF
Kandydatem jest każdy dokument z danymi finansowymi, prawnymi, medycznymi lub osobowymi: wyciągi, umowy, skany dokumentów tożsamości, listy płac. Hasło dodaje warstwę ochrony, która podróżuje razem z plikiem, a nie tylko ze skrzynką, do której go wysłano.
Przekaż hasło innym kanałem niż sam plik, na przykład plik e-mailem, a hasło SMS-em, tak aby nigdy nie trafiły w jedno miejsce.
Krok po kroku
Otwórz narzędzie Zabezpiecz PDF, dodaj plik i ustaw hasło. Wybierz silne hasło, które możesz przekazać odbiorcy.
Pobierz zabezpieczony PDF. Każdy, kto go otworzy, zostanie poproszony o hasło, zanim zobaczy zawartość.
Dlaczego hasło jest lepsze niż prywatny e-mail
Ludzie często zakładają, że wysłanie dokumentu e-mailem do jednej osoby zapewnia prywatność. W praktyce e-maile są przekazywane dalej, skrzynki bywają współdzielone, a wątki się wydłużają. Hasło chroni sam plik, więc niezależnie od tego, gdzie trafi PDF, otworzy go tylko ktoś, kto zna hasło. Przy wszystkim, co zawiera dane finansowe, prawne lub osobowe – wyciągach, umowach, skanach dokumentów tożsamości, listach płac – taka ochrona na poziomie pliku powinna być standardem.
Dlatego organizacje, które pracują z poufnymi dokumentami, zabezpieczają je hasłem, zanim opuszczą ich system, zamiast liczyć na to, że skrzynka odbiorcy jest bezpieczna.
Jak prawidłowo przekazać hasło
Hasło jest tak bezpieczne, jak sposób jego przekazania. Złota zasada: wysyłaj je innym kanałem niż plik. Wyślij PDF e-mailem, a hasło SMS-em, telefonicznie lub przez komunikator. Jeśli hasło jest w tym samym e-mailu co załącznik, każdy, kto przeczyta wiadomość, ma obie połówki i ochrona traci sens.
Wybierz hasło trudne do odgadnięcia, ale łatwe do jednoznacznego przekazania – krótka fraza często sprawdza się lepiej niż losowy ciąg znaków, gdy trzeba ją przeczytać na głos przez telefon.
Usuwanie hasła, które znasz
Gdy ochrona Twojego własnego pliku przestaje być potrzebna – aby go połączyć, edytować lub zarchiwizować – możesz usunąć znane Ci hasło narzędziem Odblokuj PDF. To coś zupełnie innego niż łamanie dokumentu, do którego nie masz uprawnień; narzędzie usuwa ochronę tylko wtedy, gdy już możesz otworzyć plik. Przechowuj niezabezpieczoną kopię główną w bezpiecznym miejscu, a udostępniaj wyłącznie wersje zabezpieczone.