Reduzir, limpar e reparar PDF: o guia completo
Um PDF que não cabe como anexo num e-mail, que sai impresso no tamanho errado ou que nem sequer abre é uma das frustrações mais comuns com documentos. Quase todos estes problemas têm meia dúzia de causas, e cada uma tem uma solução simples. Este guia explica porque é que os PDF se portam mal e como obter um ficheiro pequeno, limpo e fiável.
Porque é que os PDF ficam tão grandes
O texto quase não ocupa espaço. O peso de um PDF grande vem quase sempre das imagens: páginas digitalizadas, fotografias incorporadas ou capturas de ecrã em alta resolução guardadas no tamanho original. Um digitalizador pode captar uma página numa resolução muito superior àquela a que alguém a irá ver, por isso um contrato digitalizado de dez páginas pode facilmente chegar às dezenas de megabytes, mesmo contendo apenas texto e uma assinatura.
É por isso que o mesmo número de páginas pode dar tamanhos de ficheiro muito diferentes. Um relatório criado em formato digital, só com texto, pode ter menos de um megabyte; o mesmo conteúdo digitalizado como imagens pode ser quarenta vezes maior.
Como funciona realmente a compressão
Comprimir um PDF volta a codificar as imagens que contém numa resolução adequada para ecrã e e-mail e remove dados redundantes. Como as digitalizações originais costumam estar guardadas numa resolução muito superior à necessária, o resultado é muitas vezes muito mais pequeno, sem diferença visível no ecrã. Uma digitalização de quarenta megabytes passar para três ou quatro megabytes é comum e normal.
A compressão é mais importante no e-mail, onde o limite dos anexos ronda os vinte e cinco megabytes, e nos carregamentos para portais que limitam o tamanho dos ficheiros. Em tudo o que é lido num ecrã, a compressão normal é praticamente invisível. Só opte pela qualidade máxima quando o documento for impresso profissionalmente, caso em que convém manter a resolução total.
Escala de cinzentos: uma vitória rápida em tamanho e impressão
Converter um PDF a cores para escala de cinzentos remove a informação de cor, o que reduz o ficheiro e poupa tinta na impressão. Num relatório longo que só precisa de ser legível e não colorido, a escala de cinzentos é uma forma simples de tornar o documento mais leve e mais barato de imprimir, e uniformiza os ficheiros para arquivo em cinzentos.
Combina naturalmente com a compressão: primeiro converta para cinzentos para eliminar os dados de cor e depois comprima para voltar a codificar o que resta.
Redimensionar: corrigir páginas que imprimem mal
Às vezes o problema não é o peso, mas as dimensões. Um documento criado num tamanho de página invulgar sai impresso com margens enormes ou cortado, e um ficheiro com páginas de tamanhos diferentes parece pouco uniforme. Redimensionar ajusta as páginas a um tamanho padrão, como A4 ou Letter, para que o documento imprima corretamente e tenha um aspeto uniforme.
É esta a solução quando um PDF parece bem no ecrã, mas sai da impressora na escala errada, ou quando juntou ficheiros de origens diferentes num único documento desigual.
Reparar um PDF que não abre
Um PDF pode ficar danificado numa transferência mal feita, numa gravação interrompida ou num erro de envio, e passa a não abrir, a bloquear no leitor ou a ser indicado como corrompido. Reparar um PDF reconstrói a estrutura do ficheiro para que volte a abrir, recuperando o máximo possível do conteúdo.
Se um ficheiro que ontem funcionava hoje de repente não abre, a reparação é a primeira coisa a experimentar antes de dar o conteúdo como perdido.
Retirar o que não precisa
Muitas vezes, a forma mais rápida de reduzir e limpar um documento é simplesmente retirar o que não faz falta. Eliminar folhas de rosto repetidas, páginas separadoras em branco inseridas pelo digitalizador ou notas internas que não devem ser partilhadas torna o ficheiro mais pequeno e mais arrumado ao mesmo tempo.
Organizar um documento, ou seja, pôr as páginas pela ordem certa, rodar digitalizações que ficaram de lado e eliminar as páginas desnecessárias, transforma uma digitalização desarrumada num ficheiro limpo, e um ficheiro limpo costuma também ser mais pequeno.
Um processo prático de limpeza
Para um documento digitalizado pesado e desarrumado, uma boa sequência é: organizá-lo primeiro, para que as páginas fiquem por ordem e sem páginas em branco; convertê-lo para cinzentos se a cor não for necessária; e depois comprimi-lo para reduzir o tamanho. Se for para imprimir, redimensione para um tamanho de página padrão. Se não abrir de todo, repare-o antes de mais nada.
O objetivo é um documento suficientemente pequeno para enviar, suficientemente limpo para ler e suficientemente fiável para abrir em qualquer lado. Um minuto de arrumação costuma ser melhor do que lutar com um ficheiro demasiado grande na hora de o enviar.