Cara Memberi Kata Sandi pada PDF Sebelum Dikirim
Mengirim kontrak, rekening koran, atau apa pun yang berisi data pribadi lewat email lebih aman jika file-nya sendiri terkunci. Dengan kata sandi pada PDF, meskipun email diteruskan, hanya orang yang tahu kata sandinya yang bisa membukanya.
Kapan PDF perlu dilindungi
Setiap dokumen yang berisi informasi keuangan, hukum, medis, atau pribadi layak dilindungi: rekening koran, perjanjian, pindaian identitas, data penggajian. Kata sandi menambahkan lapisan perlindungan yang melekat pada file, bukan hanya pada kotak masuk tujuannya.
Kirim kata sandi lewat saluran yang berbeda dari file-nya, misalnya file lewat email dan kata sandi lewat SMS, agar keduanya tidak pernah berada di tempat yang sama.
Langkah demi langkah
Buka Lindungi PDF, tambahkan file Anda, lalu atur kata sandi. Pilih kata sandi yang kuat dan bisa Anda bagikan kepada penerima.
Unduh PDF yang sudah dilindungi. Saat seseorang membukanya, mereka akan diminta memasukkan kata sandi sebelum bisa melihat isinya.
Mengapa kata sandi lebih aman dari email pribadi
Banyak orang mengira mengirim dokumen lewat email ke satu orang sudah cukup menjaga kerahasiaannya. Kenyataannya, email bisa diteruskan, kotak masuk bisa dipakai bersama, dan utas email bisa sangat panjang. Kata sandi melindungi file itu sendiri, jadi ke mana pun PDF itu berpindah, hanya orang yang tahu kata sandinya yang bisa membukanya. Untuk apa pun yang berisi data keuangan, hukum, atau pribadi, seperti rekening koran, kontrak, pindaian identitas, atau data penggajian, perlindungan di tingkat file ini adalah pilihan bawaan yang tepat.
Itulah sebabnya organisasi yang menangani dokumen sensitif melindunginya dengan kata sandi sebelum keluar dari sistem mereka, alih-alih mengandalkan keamanan kotak masuk penerima.
Cara membagikan kata sandi dengan benar
Keamanan kata sandi bergantung pada cara Anda menyampaikannya. Aturan utamanya: kirim lewat saluran yang berbeda dari file-nya. Kirim PDF lewat email, lalu sampaikan kata sandinya lewat SMS, telepon, atau aplikasi pesan. Jika kata sandi ada di email yang sama dengan lampirannya, siapa pun yang membaca email itu memegang keduanya, dan perlindungannya jadi tidak berarti.
Pilih kata sandi yang sulit ditebak tetapi bisa Anda sampaikan dengan jelas; frasa sandi yang pendek sering kali lebih praktis daripada deretan karakter acak jika Anda harus membacakannya lewat telepon.
Menghapus kata sandi yang Anda ketahui
Jika Anda tidak lagi memerlukan perlindungan pada file milik Anda, misalnya untuk digabungkan, diedit, atau diarsipkan, Anda bisa menghapus kata sandi yang sudah Anda ketahui dengan Buka Kunci PDF. Ini berbeda dengan membobol dokumen yang tidak berhak Anda buka; alat ini hanya menghapus perlindungan jika Anda memang sudah bisa membuka file tersebut. Simpan salinan master tanpa kata sandi di tempat yang aman dan bagikan hanya versi yang dilindungi.