Como proteger um PDF com palavra-passe antes de o enviar

Quando proteger um PDF

Qualquer documento com informação financeira, jurídica, médica ou pessoal é um bom candidato: extratos, acordos, cópias de documentos de identificação, recibos de vencimento. Uma palavra-passe acrescenta uma camada que acompanha o ficheiro, e não apenas a caixa de correio para onde foi enviado.

Envie a palavra-passe por um canal diferente do ficheiro, por exemplo o ficheiro por e-mail e a palavra-passe por SMS, para que os dois nunca estejam juntos.

Passo a passo

Abra o Proteger PDF, adicione o seu ficheiro e defina uma palavra-passe. Escolha uma palavra-passe forte que possa partilhar com o destinatário.

Transfira o PDF protegido. Quem o abrir terá de introduzir a palavra-passe antes de poder ver o conteúdo.

Porque é que uma palavra-passe é melhor do que um e-mail privado

Muitas pessoas partem do princípio de que enviar um documento por e-mail a uma só pessoa o mantém privado. Na prática, os e-mails são reencaminhados, as caixas de correio são partilhadas e as conversas tornam-se longas. Uma palavra-passe protege o próprio ficheiro, por isso, onde quer que o PDF vá parar, só quem souber a palavra-passe o consegue abrir. Para tudo o que contenha dados financeiros, jurídicos ou pessoais (extratos, contratos, cópias de documentos de identificação, recibos de vencimento), essa proteção ao nível do ficheiro deve ser a regra.

É por isso que as organizações que lidam com documentação sensível a protegem com palavra-passe antes de sair dos seus sistemas, em vez de confiarem na segurança da caixa de correio do destinatário.

Partilhar a palavra-passe da forma certa

Uma palavra-passe só é tão segura quanto a forma como a entrega. A regra de ouro é enviá-la por um canal diferente do ficheiro. Envie o PDF por e-mail e depois a palavra-passe por SMS, num telefonema ou numa aplicação de mensagens. Se a palavra-passe estiver no mesmo e-mail que o anexo, quem ler esse e-mail fica com as duas metades e a proteção deixa de servir para alguma coisa.

Escolha uma palavra-passe difícil de adivinhar, mas que consiga transmitir com clareza; uma frase curta funciona muitas vezes melhor do que uma sequência aleatória quando tem de a ditar ao telefone.

Remover uma palavra-passe que conhece

Quando já não precisa de proteção num ficheiro seu, para o juntar, editar ou arquivar, pode remover a palavra-passe que já tem com o Desbloquear PDF. Isto é diferente de forçar a abertura de um documento que não está autorizado a abrir; a ferramenta só remove a proteção quando já consegue abrir o ficheiro. Guarde uma cópia original sem proteção num local seguro e partilhe apenas versões protegidas.