PDF ou Word: quando usar cada formato
O PDF e o Word resolvem problemas opostos. Um fixa o documento para que tenha o mesmo aspeto em todo o lado; o outro mantém-no aberto para edição. Escolher o formato certo no momento certo poupa muitas dores de cabeça com a formatação.
Use PDF quando o aspeto não pode mudar
Um PDF aparece igual em qualquer dispositivo e impressora. Use-o para tudo o que é final: contratos para assinar, currículos para enviar, faturas, relatórios e tudo o que vai ser impresso. O destinatário vê exatamente o que criou.
Os PDF também são melhores para distribuir, porque são difíceis de alterar por engano e podem ser protegidos com palavra-passe.
Use Word quando ainda é preciso editar
O Word mantém parágrafos, estilos e tabelas editáveis. Use-o enquanto está a redigir, a colaborar ou quando entrega um documento a alguém que vai continuar a trabalhar nele.
O processo habitual é escrever no Word e depois exportar para PDF a versão final. Quando mais tarde precisar de alterar um PDF, converta-o de volta para Word, edite e exporte de novo.
Para que serve cada formato
O Word e o PDF resolvem problemas diferentes, e usar o errado causa a maioria das dores de cabeça com documentos. O Word (.docx) serve para escrever e editar: reorganiza o texto automaticamente, regista alterações e foi feito para se trabalhar nele. O PDF serve para finalizar e partilhar: fixa a formatação para que o documento tenha exatamente o mesmo aspeto em todos os dispositivos e não seja desformatado sem querer por quem o abre.
A regra é simples: edite em Word, partilhe em PDF. Redige, revê e colabora no Word e depois exporta um PDF quando o documento estiver final e pronto para sair.
Quando usar Word
Recorra ao Word quando o documento ainda está a ser escrito ou vai ser editado por outras pessoas: um relatório em curso, um modelo que os colegas vão preencher, um CV que ajusta a cada candidatura ou qualquer documento com controlo de alterações e comentários. O Word também é melhor quando o conteúdo precisa de se reorganizar, como em documentos longos onde está sempre a acrescentar e a cortar texto.
Guarde o ficheiro Word como original editável mesmo depois de partilhar um PDF, para poder fazer alterações e exportar de novo, em vez de tentar editar o PDF diretamente.
Quando usar PDF
Use PDF para tudo o que é final ou oficial: contratos, faturas, currículos enviados a empregadores, relatórios para clientes, formulários para assinar. Um PDF garante que o leitor vê exatamente a sua formatação e os seus tipos de letra, impede edições casuais e abre em qualquer lado sem software especial. Se precisar de passar de um formato para o outro, o Word para PDF fixa um documento terminado e o PDF para Word torna um PDF novamente editável quando precisar de o rever.