Come proteggere un PDF con password prima di inviarlo
Inviare via email un contratto, un estratto conto o qualsiasi documento con dati personali è più sicuro quando il file stesso è bloccato. Una password sul PDF significa che, anche se l'email viene inoltrata, solo chi conosce la password può aprirlo.
Quando proteggere un PDF
Qualsiasi documento con informazioni finanziarie, legali, mediche o personali è un buon candidato: estratti conto, accordi, scansioni di documenti d'identità, cedolini. Una password aggiunge un livello di protezione che viaggia con il file, non solo con la casella di posta a cui è stato inviato.
Invia la password tramite un canale diverso da quello del file, per esempio il file via email e la password via SMS, così le due cose non si trovano mai insieme.
Passo dopo passo
Apri Proteggi PDF, aggiungi il file e imposta una password. Scegline una robusta che tu possa comunicare al destinatario.
Scarica il PDF protetto. Chiunque lo apra dovrà inserire la password prima di poterne vedere il contenuto.
Perché una password è meglio di un'email privata
Spesso si pensa che inviare un documento via email a una sola persona basti a mantenerlo privato. In pratica le email vengono inoltrate, le caselle sono condivise e le conversazioni si allungano. Una password protegge il file stesso, quindi ovunque vada il PDF, solo chi conosce la password può aprirlo. Per tutto ciò che contiene dati finanziari, legali o personali, come estratti conto, contratti, scansioni di documenti d'identità e cedolini, questa protezione a livello di file è la scelta predefinita giusta.
Ecco perché le organizzazioni che gestiscono documenti riservati li proteggono con password prima che escano dai loro sistemi, invece di affidarsi alla sicurezza della casella di posta del destinatario.
Comunicare la password nel modo giusto
Una password è sicura solo quanto il modo in cui la consegni. La regola d'oro è inviarla tramite un canale diverso da quello del file. Manda il PDF via email, poi comunica la password con un SMS, una telefonata o un'app di messaggistica. Se la password si trova nella stessa email dell'allegato, chiunque legga quell'email ha entrambe le metà e la protezione non serve a nulla.
Scegli una password difficile da indovinare ma facile da comunicare con chiarezza: una breve frase spesso funziona meglio di una sequenza casuale di caratteri quando devi dettarla al telefono.
Rimuovere una password che conosci
Quando non ti serve più la protezione su un file di tua proprietà, per unirlo, modificarlo o archiviarlo, puoi rimuovere la password che già conosci con Sblocca PDF. È diverso dal forzare un documento che non sei autorizzato ad aprire: lo strumento rimuove la protezione solo quando sei già in grado di aprire il file. Conserva una copia master non protetta in un luogo sicuro e condividi solo le versioni protette.