PDF o Word: quando usare ciascun formato
PDF e Word risolvono problemi opposti. Uno blocca il documento perché appaia identico ovunque; l'altro lo lascia aperto alle modifiche. Scegliere quello giusto al momento giusto evita molti grattacapi di formattazione.
Usa il PDF quando l'aspetto non deve cambiare
Un PDF viene visualizzato allo stesso modo su ogni dispositivo e stampante. Usalo per tutto ciò che è definitivo: contratti da firmare, curriculum da inviare, fatture, report e qualsiasi cosa vada in stampa. Il destinatario vede esattamente ciò che hai progettato.
I PDF sono anche più adatti alla distribuzione, perché è difficile modificarli per errore e possono essere protetti con password.
Usa Word quando il documento va ancora modificato
Word mantiene modificabili paragrafi, stili e tabelle. Usalo mentre scrivi una bozza, collabori o passi un documento a qualcuno che continuerà a lavorarci.
Il flusso di lavoro tipico è scrivere in Word e poi esportare in PDF la versione finale. Quando in seguito devi modificare un PDF, riconvertilo in Word, apporta le modifiche ed esporta di nuovo.
In cosa eccelle ciascun formato
Word e PDF risolvono problemi diversi, e usare quello sbagliato è all'origine della maggior parte dei grattacapi con i documenti. Word (.docx) serve a scrivere e modificare: ridistribuisce il testo, tiene traccia delle revisioni ed è fatto per essere lavorato. Il PDF serve a finalizzare e condividere: blocca il layout così il documento appare identico su ogni dispositivo e non può essere riformattato per sbaglio da chi lo apre.
La regola semplice: modifica in Word, condividi in PDF. Scrivi, rivedi e collabori in Word, poi esporti un PDF quando il documento è definitivo e pronto a uscire.
Quando usare Word
Scegli Word quando il documento è ancora in fase di scrittura o verrà modificato da altri: un report in lavorazione, un modello che i colleghi compileranno, un CV che adatti a ogni candidatura o qualsiasi cosa che usi revisioni e commenti. Word è anche migliore quando il contenuto deve ridistribuirsi, come nei documenti lunghi in cui continui ad aggiungere e tagliare testo.
Conserva il file Word come master modificabile anche dopo aver condiviso un PDF, così puoi apportare modifiche ed esportare di nuovo invece di cercare di modificare direttamente il PDF.
Quando usare il PDF
Usa il PDF per tutto ciò che è definitivo o ufficiale: contratti, fatture, curriculum inviati ai datori di lavoro, report per i clienti, moduli da firmare. Un PDF garantisce che il lettore veda esattamente il tuo layout e i tuoi font, impedisce le modifiche casuali e si apre ovunque senza software particolari. Se devi passare da un formato all'altro, Word in PDF blocca un documento finito, mentre PDF in Word rende di nuovo modificabile un PDF quando devi rivederlo.