이메일 첨부 용량에 맞게 PDF 압축하는 방법

PDF 용량을 실제로 키우는 것

텍스트는 아주 작습니다. 큰 PDF의 용량은 거의 언제나 이미지 때문입니다. 스캔한 페이지, 사진, 원본 크기 그대로 삽입된 고해상도 스크린샷 같은 것들이죠. 압축은 이런 이미지를 화면과 이메일에 알맞은 해상도로 다시 인코딩하는 방식으로 작동합니다.

40 MB짜리 스캔 계약서도 화면상 차이 없이 3-5 MB로 줄어드는 경우가 많습니다. 스캔본이 누구도 실제로 볼 일 없을 만큼 높은 해상도로 저장되어 있기 때문입니다.

단계별 방법

PDF 압축을 열고 파일을 추가한 뒤 처리가 끝날 때까지 기다리세요. 더 작아진 PDF와 함께 새 파일 크기가 표시되므로 제한 용량보다 얼마나 작아졌는지 확인할 수 있습니다.

그래도 너무 크다면 원래 파일 자체가 매우 큰 경우입니다. 파일을 여러 개로 나누거나 필요 없는 페이지를 삭제하면 나머지를 해결할 수 있습니다.

화질과 용량 사이의 균형

화면으로 읽는 문서라면 일반 압축으로 인한 차이는 눈에 보이지 않습니다. 최고 화질은 전문 인쇄소에서 인쇄할 PDF처럼 원래 해상도를 그대로 유지해야 할 때만 신경 쓰면 됩니다.

원본 파일은 꼭 보관하세요. 압축된 이미지는 원래대로 되돌릴 수 없으므로, 고화질 원본은 보관해 두고 이메일에는 압축한 사본을 보내세요.

이메일이 큰 PDF를 거부하는 이유

대부분의 이메일 서비스는 첨부 파일 크기를 보통 20~25 MB 정도로 제한하며, 일부 회사 메일 시스템은 이보다 더 엄격합니다. 스캔 페이지나 고해상도 사진이 가득한 PDF는 이 한도를 쉽게 넘기 때문에 메일이 반송되거나 아예 전송되지 않습니다. PDF를 압축하면 읽기에는 전혀 문제없으면서도 용량이 제한 아래로 줄어듭니다.

용량의 대부분은 이미지가 차지하므로 스캔 문서나 사진이 많은 PDF가 가장 많이 줄어듭니다. 텍스트만 있는 PDF는 이미 작아서 압축 효과가 덜합니다.

눈에 띄는 화질 저하 없이 압축하기

좋은 압축은 화면에서도, 일반 인쇄에서도 깔끔하게 보이는 선에서 가장 작은 파일을 목표로 합니다. 텍스트는 이미지가 아니므로 선명하게 유지되고, 사진은 망가지는 것이 아니라 최적화됩니다. 이메일로 보낼 때는 이 정도의 절충이 거의 항상 이득입니다. 받는 사람에게 중요한 것은 문서가 잘 도착해서 읽을 수 있느냐이지, 인쇄소 수준으로 완벽하냐가 아니니까요.

프린터로 보내거나 최고의 충실도가 중요한 공식 보관용 문서라면, 압축하지 않은 원본은 따로 보관하고 이메일에는 별도로 압축한 사본을 보내세요.

한 번 압축으로 부족할 때

압축한 뒤에도 파일이 너무 크다면 필요 없는 페이지가 들어 있지 않은지 확인하세요. PDF 분할로 필요한 페이지만 추출한 다음 압축하면 됩니다. 불필요한 고해상도 스캔 페이지를 빼는 것이 다시 압축하는 것보다 효과가 큰 경우가 많습니다. 반복 압축은 효과가 점점 줄어들고 이미지가 흐릿해지기 시작할 수 있습니다.