PDF와 Word, 언제 무엇을 써야 할까

모양이 바뀌면 안 될 때는 PDF

PDF는 어떤 기기나 프린터에서도 똑같이 표시됩니다. 서명할 계약서, 제출할 이력서, 청구서, 보고서, 인쇄할 문서 등 최종본에는 PDF를 쓰세요. 받는 사람은 내가 디자인한 그대로를 보게 됩니다.

PDF는 실수로 내용이 바뀌기 어렵고 암호로 보호할 수도 있어 배포용으로도 더 적합합니다.

아직 편집이 필요할 때는 Word

Word는 문단, 스타일, 표를 편집 가능한 상태로 유지합니다. 초안을 쓰거나, 함께 작업하거나, 계속 작업할 사람에게 문서를 넘길 때 사용하세요.

일반적인 작업 흐름은 Word로 작성한 뒤 최종본을 PDF로 내보내는 것입니다. 나중에 PDF를 고쳐야 한다면 Word로 다시 변환해 편집하고, 다시 내보내면 됩니다.

각 형식의 장점

Word와 PDF는 서로 다른 문제를 해결하며, 잘못된 형식을 쓰는 것이 문서 골칫거리의 대부분을 만듭니다. Word(.docx)는 쓰고 편집하기 위한 형식입니다. 텍스트가 자동으로 재배치되고, 변경 내용이 추적되며, 계속 작업하도록 만들어졌습니다. PDF는 마무리하고 공유하기 위한 형식입니다. 레이아웃을 고정해 어떤 기기에서도 똑같이 보이고, 누가 열든 실수로 서식이 바뀌지 않습니다.

원칙은 간단합니다. 편집은 Word로, 공유는 PDF로. Word에서 초안을 쓰고, 수정하고, 함께 작업한 뒤, 문서가 완성되어 외부로 나갈 때 PDF로 내보내세요.

Word를 써야 할 때

문서를 아직 작성 중이거나 다른 사람이 편집할 예정이라면 Word를 쓰세요. 작성 중인 보고서, 동료들이 채워 넣을 템플릿, 지원할 때마다 조금씩 고치는 이력서, 변경 내용 추적과 메모를 쓰는 모든 문서가 해당됩니다. 계속 글을 추가하고 덜어 내는 긴 문서처럼 내용이 재배치되어야 할 때도 Word가 더 낫습니다.

PDF를 공유한 뒤에도 Word 파일은 편집용 원본으로 보관하세요. 그래야 PDF를 직접 편집하려 애쓰는 대신 원본을 고쳐 다시 내보낼 수 있습니다.

PDF를 써야 할 때

계약서, 청구서, 회사에 제출하는 이력서, 고객용 보고서, 서명용 양식처럼 최종본이거나 공식적인 문서에는 PDF를 쓰세요. PDF는 읽는 사람이 내가 만든 레이아웃과 글꼴을 정확히 그대로 보게 해 주고, 무심코 편집되는 것을 막고, 특별한 소프트웨어 없이 어디서나 열립니다. 서로 변환이 필요하다면, Word를 PDF로 변환으로 완성된 문서를 고정하고, 수정이 필요할 때는 PDF를 Word로 변환으로 PDF를 다시 편집 가능하게 만드세요.