Segurança de PDF: o guia completo

Três perguntas a fazer antes de compartilhar um PDF

Antes de enviar qualquer documento, vale a pena responder rapidamente a três perguntas. Primeiro: quem deve poder abri-lo, e apenas essa pessoa? Segundo: o que, dentro do arquivo, é realmente sensível, e o destinatário precisa mesmo disso? Terceiro: depois de cumprir a sua função, o que acontece às cópias? A maioria das fugas de documentos não resulta de ataques sofisticados; são arquivos comuns que foram parar onde não deviam, porque ninguém fez estas perguntas.

Cada pergunta corresponde a uma ferramenta ou a um hábito. Controlar quem pode abrir um arquivo significa usar uma senha. Controlar o que está lá dentro significa ocultar dados e remover informação oculta. Controlar o que acontece depois significa escolher serviços que apagam os arquivos e manter as suas próprias cópias organizadas.

Senhas: controlar quem pode abrir o arquivo

Uma senha em um PDF é a proteção mais direta de que dispõe. Acompanha o arquivo, e não a caixa de correio, por isso, mesmo que o e-mail seja encaminhado dez vezes, só quem tiver a senha consegue abrir o documento. É a escolha certa para tudo o que contenha dados financeiros, jurídicos ou pessoais: extratos, acordos, cópias de documentos de identificação, holerites.

Uma senha só é tão segura quanto a forma como a compartilha. A regra de ouro é enviar a senha por um canal diferente do arquivo. Envie o PDF por e-mail e depois a senha por SMS ou em um telefonema. Se a senha estiver na mesma conversa de e-mail que o anexo, quem vir essa conversa fica com as duas metades e a proteção desaparece.

Quando já não precisa de proteção em um arquivo seu, por exemplo para o juntar a outros documentos ou o editar, pode remover a senha que já conhece. Isto é diferente de forçar a abertura de um arquivo que não está autorizado a abrir, algo que estas ferramentas não fazem.

Ocultar dados: controlar o que está lá dentro

Ocultar dados significa remover permanentemente conteúdo sensível de um documento antes de o compartilhar: um número de conta em um extrato, um nome em um relatório, um bloco de assinatura, um endereço. A palavra importante é «permanentemente». Desenhar um retângulo preto sobre o texto em alguns editores apenas o cobre visualmente; o texto continua no arquivo e pode ser copiado. Uma ocultação a sério remove o próprio conteúdo, de modo que o que desapareceu desapareceu mesmo.

Ocultar dados é essencial sempre que um documento tem de ser compartilhado, mas não na íntegra. Quem compartilha um extrato bancário com um proprietário para comprovar rendimentos deve ocultar os movimentos individuais. Uma empresa que publica um contrato deve ocultar nomes e valores que não são públicos. Uma equipe de apoio que compartilha uma captura de tela deve ocultar os dados do cliente. Na dúvida, oculte mais e não menos; pode sempre compartilhar uma cópia completa com quem realmente precisar dela.

Marcas de água: controlar a forma como o arquivo é usado

Uma marca de água não bloqueia um documento, mas muda a forma como pode ser usado. Carimbar RASCUNHO em um documento em revisão evita que uma versão inacabada seja confundida com a final. Marcar as páginas como CONFIDENCIAL define expectativas para quem as recebe. Acrescentar o logotipo da empresa a relatórios compartilhados desencoraja a redistribuição casual e deixa clara a origem.

As marcas de água são mais um aviso e um rótulo do que um controle rígido. São mais úteis em documentos que circulam muito, em que não é possível pôr senha em todas as cópias, mas em que quer que cada cópia transmita um sinal claro sobre o seu estado e origem.

Assinaturas: provar quem concordou

Assinar um PDF substitui o ciclo de imprimir, assinar e digitalizar. Acrescenta a sua assinatura diretamente na página e devolve o documento, o que é mais rápido e dá um resultado mais limpo. Na maioria dos acordos do dia a dia, uma imagem da sua assinatura colocada na linha certa é exatamente o que a outra parte espera.

Assinaturas e senhas resolvem problemas diferentes e muitas vezes andam juntas: assina um contrato para mostrar que concorda com ele e pode proteger com senha o arquivo assinado antes de o enviar, para que só a outra parte o consiga abrir.

O detalhe que quase todos esquecem: metadados ocultos

Todos os PDF contêm metadados que nunca vê na página: o nome do autor, o software utilizado, as datas de criação e de edição e, por vezes, o caminho original do arquivo no computador de alguém. Em um documento que publica ou envia para fora, estes dados ocultos podem revelar mais do que pretende, desde quem o escreveu realmente até quando foi alterado pela última vez.

Remover os metadados antes de publicar um arquivo é um passo simples e muitas vezes esquecido. Vale especialmente a pena em tudo o que vai para a internet pública ou para alguém que não conhece bem.

Juntar tudo: um processo simples

Para um documento sensível típico, uma sequência sensata é: ocultar tudo aquilo de que o destinatário não precisa, remover os metadados ocultos, assinar se for necessário um acordo e proteger com senha antes de enviar, compartilhando a senha em separado. Nem todos os documentos precisam de todos os passos, mas percorrê-los demora segundos e fecha as falhas que causam a maioria das fugas.

Por fim, prefira ferramentas que processam os arquivos e depois os apagam, em vez de serviços que salvam os seus documentos. Quanto menos tempo o seu arquivo sensível passar no servidor de outra pessoa, menor é a janela para algo correr mal.