Cara Letak Kata Laluan pada PDF Sebelum Menghantarnya
Menghantar kontrak, penyata bank atau apa-apa yang mengandungi butiran peribadi melalui e-mel lebih selamat apabila fail itu sendiri dikunci. Kata laluan pada PDF bermaksud walaupun e-mel itu dimajukan, hanya orang yang tahu kata laluannya boleh membukanya.
Bila perlu melindungi PDF
Apa-apa dokumen yang mengandungi maklumat kewangan, undang-undang, perubatan atau peribadi wajar dilindungi: penyata, perjanjian, salinan kad pengenalan, senarai gaji. Kata laluan menambah lapisan perlindungan yang ikut bersama fail, bukan hanya pada peti masuk yang menerimanya.
Hantar kata laluan melalui saluran yang berbeza daripada fail itu sendiri, contohnya fail melalui e-mel dan kata laluan melalui SMS, supaya kedua-duanya tidak pernah berada di tempat yang sama.
Langkah demi langkah
Buka Lindungi PDF, tambah fail anda, dan tetapkan kata laluan. Pilih kata laluan yang kukuh dan boleh anda kongsikan dengan penerima.
Muat turun PDF yang telah dilindungi. Apabila sesiapa membukanya, mereka akan diminta memasukkan kata laluan sebelum boleh melihat kandungannya.
Mengapa kata laluan lebih baik daripada e-mel peribadi
Ramai menyangka bahawa menghantar dokumen kepada seorang sahaja melalui e-mel sudah cukup untuk merahsiakannya. Hakikatnya, e-mel dimajukan, peti mel dikongsi, dan bebenang e-mel menjadi panjang. Kata laluan melindungi fail itu sendiri, jadi ke mana pun PDF itu pergi, hanya orang yang tahu kata laluannya boleh membukanya. Untuk apa-apa yang mengandungi butiran kewangan, undang-undang atau peribadi, seperti penyata, kontrak, salinan kad pengenalan dan senarai gaji, perlindungan pada peringkat fail ialah pilihan lalai yang tepat.
Sebab itulah organisasi yang mengendalikan dokumen sensitif melindunginya dengan kata laluan sebelum ia keluar dari sistem mereka, dan tidak bergantung pada keselamatan peti masuk penerima.
Cara berkongsi kata laluan dengan betul
Kata laluan hanya selamat sejauh mana cara anda menyampaikannya. Peraturan utamanya ialah hantar kata laluan melalui saluran yang berbeza daripada fail. E-melkan PDF itu, kemudian hantar kata laluan melalui SMS, panggilan telefon atau aplikasi pemesejan. Jika kata laluan berada dalam e-mel yang sama dengan lampiran, sesiapa yang membaca e-mel itu memiliki kedua-duanya dan perlindungan itu tidak bermakna lagi.
Pilih kata laluan yang sukar diteka tetapi mudah disampaikan dengan jelas; frasa laluan yang pendek selalunya lebih sesuai daripada rentetan aksara rawak apabila anda perlu menyebutnya melalui telefon.
Membuang kata laluan yang anda ketahui
Apabila anda tidak lagi memerlukan perlindungan pada fail milik anda sendiri, untuk menggabungkan, mengedit atau mengarkibkannya, anda boleh membuang kata laluan yang sudah anda ketahui dengan Buka Kunci PDF. Ini berbeza daripada memecah masuk dokumen yang anda tidak dibenarkan buka; alat ini hanya membuang perlindungan apabila anda sudah boleh membuka fail tersebut. Simpan salinan induk tanpa perlindungan di tempat yang selamat dan kongsi hanya versi yang dilindungi.