PDF atau Word: Bila Perlu Guna Setiap Format
PDF dan Word menyelesaikan masalah yang bertentangan. Satu mengunci dokumen supaya kelihatan sama di mana-mana; satu lagi membiarkannya terbuka untuk diedit. Memilih yang betul pada masa yang tepat menjimatkan banyak masalah format.
Guna PDF apabila rupa dokumen tidak boleh berubah
PDF dipaparkan sama pada setiap peranti dan pencetak. Gunakannya untuk apa-apa yang sudah muktamad: kontrak untuk ditandatangani, resume untuk dihantar, invois, laporan, dan apa-apa yang akan dicetak. Penerima melihat tepat seperti yang anda reka.
PDF juga lebih sesuai untuk diedarkan kerana sukar diubah secara tidak sengaja dan boleh dilindungi dengan kata laluan.
Guna Word apabila dokumen masih perlu diedit
Word mengekalkan perenggan, gaya dan jadual supaya boleh diedit. Gunakannya semasa anda menulis draf, bekerjasama, atau menyerahkan dokumen kepada seseorang yang akan terus mengusahakannya.
Aliran kerja yang biasa ialah menulis dalam Word, kemudian mengeksport ke PDF untuk versi akhir. Apabila anda perlu mengubah PDF kemudian, tukar semula ke Word, edit, dan eksport semula.
Kelebihan setiap format
Word dan PDF menyelesaikan masalah yang berbeza, dan menggunakan format yang salah menjadi punca kebanyakan masalah dokumen. Word (.docx) untuk menulis dan mengedit: teksnya mengalir semula, ia menjejak perubahan, dan memang dibuat untuk diusahakan. PDF untuk memuktamadkan dan berkongsi: ia mengunci susun atur supaya dokumen kelihatan sama pada setiap peranti dan tidak boleh diformat semula secara tidak sengaja oleh sesiapa yang membukanya.
Peraturan mudahnya: edit dalam Word, kongsi sebagai PDF. Anda menulis draf, menyemak dan bekerjasama dalam Word, kemudian mengeksport PDF apabila dokumen sudah muktamad dan sedia untuk diedarkan.
Bila perlu guna Word
Pilih Word apabila dokumen masih ditulis atau akan diedit oleh orang lain: laporan yang sedang disiapkan, templat yang akan diisi oleh rakan sekerja, CV yang anda ubah suai untuk setiap permohonan kerja, atau apa-apa yang menggunakan jejak perubahan dan komen. Word juga lebih sesuai apabila kandungan perlu mengalir semula, seperti dokumen panjang yang sentiasa ditambah dan dipotong teksnya.
Simpan fail Word anda sebagai salinan induk yang boleh diedit walaupun selepas anda berkongsi PDF, supaya anda boleh membuat perubahan dan mengeksport semula, bukannya cuba mengedit PDF secara terus.
Bila perlu guna PDF
Gunakan PDF untuk apa-apa yang muktamad atau rasmi: kontrak, invois, resume yang dihantar kepada majikan, laporan untuk pelanggan, borang untuk ditandatangani. PDF memastikan pembaca melihat susun atur dan fon anda dengan tepat, menghalang suntingan sewenang-wenangnya, dan boleh dibuka di mana-mana tanpa perisian khas. Jika anda perlu bertukar antara kedua-duanya, Word ke PDF mengunci dokumen yang sudah siap, dan PDF ke Word menjadikan PDF boleh diedit semula apabila anda perlu menyemaknya.