Как уменьшить, очистить и исправить PDF
PDF, который не прикрепляется к письму, печатается не того размера или вообще не открывается, — одна из самых частых неприятностей с документами. Почти все такие проблемы сводятся к нескольким причинам, и у каждой есть простое решение. В этом руководстве разберём, почему PDF ведут себя капризно и как получить небольшой, аккуратный и надёжный файл.
Почему PDF-файлы такие большие
Текст почти не занимает места. Вес большого PDF почти всегда составляют изображения: отсканированные страницы, вставленные фотографии или скриншоты высокого разрешения в полном размере. Сканер может снимать страницу в разрешении, намного превышающем то, в котором её кто-либо когда-либо будет смотреть, поэтому отсканированный договор на десять страниц легко весит десятки мегабайт, хотя в нём нет ничего, кроме текста и подписи.
Вот почему при одинаковом числе страниц размер файлов может отличаться в разы. Отчёт, изначально созданный на компьютере и состоящий только из текста, может весить меньше мегабайта, а то же содержимое, отсканированное в виде изображений, — в сорок раз больше.
Как на самом деле работает сжатие
Сжатие PDF перекодирует изображения внутри файла в разрешении, разумном для экрана и почты, и удаляет лишние данные. Поскольку исходные сканы обычно хранятся в гораздо более высоком разрешении, чем нужно, результат часто получается в разы меньше без видимой разницы на экране. Скан в сорок мегабайт, уменьшившийся до трёх-четырёх, — обычное дело.
Сжатие важнее всего для почты, где лимит на вложения — около двадцати пяти мегабайт, и для загрузки на порталы с ограничением размера файла. Для всего, что читают с экрана, стандартное сжатие практически незаметно. Максимальное качество выбирайте, только если документ пойдёт в профессиональную печать и нужно сохранить полное разрешение.
Оттенки серого: быстрый способ уменьшить размер и сэкономить на печати
Перевод цветного PDF в оттенки серого убирает информацию о цвете — это и уменьшает файл, и экономит чернила при печати. Для длинного отчёта, который должен быть читаемым, а не красочным, оттенки серого — простой способ сделать документ легче и дешевле в печати; к тому же так файлы приводятся к единому виду для чёрно-белого архива.
Это естественно сочетается со сжатием: сначала переведите в оттенки серого, чтобы убрать данные о цвете, затем сожмите, чтобы перекодировать остальное.
Изменение размера: когда страницы печатаются неправильно
Иногда проблема не в весе, а в размерах. Документ с нестандартным форматом страницы печатается с огромными полями или обрезается, а файл со страницами разного размера выглядит неаккуратно. Изменение размера масштабирует страницы до стандартного формата, например A4 или Letter, чтобы документ правильно печатался и выглядел единообразно.
Это решение, когда PDF нормально выглядит на экране, но выходит из принтера не в том масштабе, или когда вы объединили файлы разного происхождения в один «разношёрстный» документ.
Восстановление PDF, который не открывается
PDF может повредиться при неудачной загрузке, прерванном сохранении или ошибке передачи — и тогда он не открывается, зависает в программе просмотра или определяется как повреждённый. Восстановление PDF заново собирает структуру файла, чтобы его снова можно было открыть, и спасает как можно больше содержимого.
Если файл, который ещё вчера работал, сегодня вдруг не открывается, первым делом попробуйте его восстановить, прежде чем считать содержимое потерянным.
Убираем лишнее
Часто самый быстрый способ уменьшить и привести документ в порядок — просто удалить ненужное. Если убрать дублирующиеся титульные листы, пустые страницы-разделители, которые вставил сканер, или внутренние заметки, которые не стоит показывать, файл станет и меньше, и аккуратнее.
Упорядочивание документа — расстановка страниц в правильной последовательности, поворот боковых сканов и удаление ненужных страниц — превращает беспорядочный скан в чистый файл, а чистый файл обычно ещё и меньше весит.
Практичный порядок наведения порядка
Для тяжёлого, беспорядочного отсканированного документа хорошая последовательность такая: сначала упорядочьте его, чтобы страницы шли по порядку, а пустых не осталось; переведите в оттенки серого, если цвет не нужен; затем сожмите, чтобы уменьшить размер. Если документ будут печатать, приведите страницы к стандартному формату. Если он вообще не открывается, прежде всего восстановите его.
Цель — документ, который достаточно мал для отправки, достаточно аккуратен для чтения и достаточно надёжен, чтобы открываться где угодно. Минута на наведение порядка обычно лучше, чем борьба с огромным файлом в момент отправки.