Komplett guide: minska, rensa och laga PDF-filer
En PDF som inte går att bifoga i ett mejl, som skrivs ut i fel storlek eller som inte alls vill öppnas hör till de vanligaste irritationsmomenten med dokument. Nästan alla de här problemen beror på några få orsaker, och var och en har en enkel lösning. Den här guiden förklarar varför PDF-filer krånglar och hur du får en liten, ren och pålitlig fil.
Därför blir PDF-filer så stora
Text tar nästan ingen plats alls. Vikten i en stor PDF kommer nästan alltid från bilder: skannade sidor, inbäddade foton eller högupplösta skärmbilder som sparats i full storlek. En skanner kan fånga en sida i en upplösning som är långt högre än någon någonsin kommer att titta på den i, så ett skannat avtal på tio sidor kan lätt bli flera tiotals megabyte trots att det bara innehåller text och en underskrift.
Därför kan samma antal sidor ge helt olika filstorlekar. En rapport som skapats digitalt och bara innehåller text kan vara under en megabyte; samma innehåll skannat som bilder kan vara fyrtio gånger större.
Så fungerar komprimering egentligen
När du komprimerar en PDF kodas bilderna i den om till en rimlig upplösning för skärm och e-post, och överflödig data tas bort. Eftersom de ursprungliga skanningarna oftast är sparade i mycket högre upplösning än vad som behövs blir resultatet ofta dramatiskt mindre utan någon synlig skillnad på skärmen. Att en skanning på fyrtio megabyte krymper till tre eller fyra megabyte är vanligt och helt normalt.
Komprimering är viktigast för e-post, där gränsen för bilagor ligger runt tjugofem megabyte, och för uppladdningar till portaler som begränsar filstorleken. För allt som läses på en skärm märks vanlig komprimering i praktiken inte. Välj högsta kvalitet bara när dokumentet ska tryckas professionellt och du vill bevara full upplösning.
Gråskala: en snabb vinst för storlek och utskrift
När du konverterar en PDF i färg till gråskala tas färginformationen bort, vilket både krymper filen och minskar bläckåtgången vid utskrift. För en lång rapport som bara behöver vara läsbar och inte färgglad är gråskala ett enkelt sätt att göra dokumentet lättare och billigare att skriva ut, och det ger enhetliga filer för arkivering i gråskala.
Det passar naturligt ihop med komprimering: gör om till gråskala först för att bli av med färgdatan, och komprimera sedan för att koda om det som är kvar.
Ändra storlek: när sidorna skrivs ut fel
Ibland är problemet inte vikten utan måtten. Ett dokument som skapats i en udda sidstorlek skrivs ut med enorma marginaler eller blir avklippt, och en fil med blandade sidstorlekar ser ojämn ut. När du ändrar storlek skalas sidorna om till en standardstorlek som A4 eller Letter, så att dokumentet skrivs ut korrekt och ser enhetligt ut.
Det är lösningen när en PDF ser bra ut på skärmen men kommer ut ur skrivaren i fel skala, eller när du har slagit ihop filer med olika ursprung till ett ojämnt dokument.
Laga en PDF som inte går att öppna
En PDF kan skadas vid en misslyckad nedladdning, en avbruten sparning eller ett överföringsfel, och sedan vägrar den att öppnas, fastnar i läsaren eller rapporteras som korrupt. När du reparerar en PDF byggs filstrukturen upp igen så att den kan öppnas på nytt, och så mycket som möjligt av innehållet räddas.
Om en fil som fungerade i går plötsligt inte går att öppna i dag är reparation det första du ska prova innan du utgår från att innehållet är förlorat.
Ta bort det du inte behöver
Ofta är det snabbaste sättet att krympa och städa ett dokument att helt enkelt ta bort det som inte behövs. Att radera dubbla försättsblad, tomma avdelarsidor som skannern lagt in eller interna anteckningar som inte ska delas gör filen både mindre och prydligare på samma gång.
Genom att organisera ett dokument, alltså ordna sidorna i rätt följd, vrida upp skanningar som ligger på sidan och ta bort sidor som du inte behöver, blir en rörig skanning en ren fil, och en ren fil är oftast också en mindre fil.
Ett praktiskt arbetsflöde för att städa upp
För ett tungt och rörigt skannat dokument är en bra ordning: organisera det först, så att sidorna ligger i ordning och de tomma är borta; gör om det till gråskala om färg inte behövs; komprimera det sedan för att få ner storleken. Om det ska skrivas ut, ändra till en standardsidstorlek. Om det inte går att öppna alls, reparera det innan du gör något annat.
Målet är ett dokument som är tillräckligt litet för att skickas, tillräckligt rent för att läsas och tillräckligt pålitligt för att öppnas var som helst. En minuts städning slår oftast att brottas med en för stor fil i samma stund som du ska skicka den.