Göndermeden Önce PDF'ye Şifre Nasıl Konur?
Bir sözleşmeyi, banka ekstresini ya da kişisel bilgi içeren herhangi bir şeyi e-postayla göndermek, dosyanın kendisi kilitliyse daha güvenlidir. PDF'deki bir parola, e-posta başkasına iletilse bile dosyayı yalnızca parolayı bilen birinin açabileceği anlamına gelir.
Bir PDF ne zaman korunmalı?
Finansal, hukuki, tıbbi ya da kişisel bilgi içeren her belge adaydır: ekstreler, sözleşmeler, kimlik taramaları, bordrolar. Parola, yalnızca gönderildiği gelen kutusuyla değil, dosyanın kendisiyle birlikte hareket eden bir koruma katmanı ekler.
Parolayı dosyadan farklı bir kanaldan gönderin; örneğin dosyayı e-postayla, parolayı kısa mesajla. Böylece ikisi hiçbir zaman bir arada bulunmaz.
Adım adım
PDF Koru aracını açın, dosyanızı ekleyin ve bir parola belirleyin. Alıcıyla paylaşabileceğiniz güçlü bir parola seçin.
Korunan PDF'yi indirin. Dosyayı açan herkesten, içeriği görüntülemeden önce parolayı girmesi istenir.
Parola neden özel bir e-postadan daha iyidir?
İnsanlar çoğu zaman bir belgeyi tek bir kişiye e-postayla göndermenin onu gizli tuttuğunu varsayar. Oysa pratikte e-postalar iletilir, posta kutuları paylaşılır ve yazışmalar uzar. Parola dosyanın kendisini korur; PDF nereye giderse gitsin, onu yalnızca parolayı bilen biri açabilir. Finansal, hukuki ya da kişisel ayrıntı içeren her şey için (ekstreler, sözleşmeler, kimlik taramaları, bordrolar) bu dosya düzeyindeki koruma doğru varsayılan tercihtir.
Hassas evrakla çalışan kurumların, alıcının gelen kutusunun güvenli olduğuna güvenmek yerine belgeleri daha sistemlerinden çıkmadan parolayla korumasının nedeni budur.
Parolayı doğru şekilde paylaşmak
Bir parola, onu nasıl ilettiğiniz kadar güvenlidir. Altın kural, parolayı dosyadan farklı bir kanaldan göndermektir. PDF'yi e-postayla gönderin, ardından parolayı kısa mesajla, telefonla ya da bir mesajlaşma uygulamasıyla iletin. Parola ekle aynı e-postada duruyorsa, o e-postayı okuyan herkes iki parçaya da sahip olur ve koruma anlamsızlaşır.
Tahmin edilmesi zor ama net biçimde iletebileceğiniz bir parola seçin; telefonda yüksek sesle okumanız gerektiğinde kısa bir parola cümlesi, rastgele bir karakter dizisinden çoğu zaman daha iyi iş görür.
Bildiğiniz bir parolayı kaldırmak
Size ait bir dosyada artık korumaya ihtiyacınız kalmadığında (birleştirmek, düzenlemek ya da arşivlemek için), zaten bildiğiniz parolayı PDF Kilidini Aç ile kaldırabilirsiniz. Bu, açma yetkiniz olmayan bir belgenin parolasını kırmaktan farklıdır; araç korumayı yalnızca dosyayı zaten açabildiğiniz durumlarda kaldırır. Korumasız bir ana kopyayı güvenli bir yerde saklayın ve yalnızca korunan sürümleri paylaşın.