PDF mi Word mü? Hangisi Ne Zaman Kullanılır?
PDF ve Word birbirinin tersi sorunları çözer. Biri belgeyi her yerde aynı görünecek şekilde kilitler; diğeri düzenlemeye açık tutar. Doğru anda doğru formatı seçmek sizi pek çok biçimlendirme derdinden kurtarır.
Görünüm değişmemeliyse PDF kullanın
Bir PDF her cihazda ve her yazıcıda aynı görünür. Onu son hâline gelmiş her şey için kullanın: imzalanacak sözleşmeler, gönderilecek özgeçmişler, faturalar, raporlar ve baskıya gidecek her şey. Alıcı tam olarak sizin tasarladığınızı görür.
PDF'ler dağıtım için de daha iyidir, çünkü yanlışlıkla değiştirilmeleri zordur ve parolayla korunabilirler.
Hâlâ düzenlenecekse Word kullanın
Word paragrafları, stilleri ve tabloları düzenlenebilir tutar. Taslak hazırlarken, birlikte çalışırken ya da belgeyi üzerinde çalışmaya devam edecek birine verirken Word kullanın.
Yaygın iş akışı, Word'de yazıp son sürüm için PDF'ye aktarmaktır. Daha sonra bir PDF'yi değiştirmeniz gerektiğinde onu Word'e geri dönüştürün, düzenleyin ve yeniden dışa aktarın.
Her format neyde iyidir?
Word ve PDF farklı sorunları çözer ve yanlış olanı kullanmak belge dertlerinin çoğuna yol açar. Word (.docx) yazmak ve düzenlemek içindir: Metni yeniden akıtır, değişiklikleri izler ve üzerinde çalışılmak için tasarlanmıştır. PDF ise bitirmek ve paylaşmak içindir: Düzeni kilitler, böylece belge her cihazda aynı görünür ve onu açan kişi tarafından yanlışlıkla yeniden biçimlendirilemez.
Basit kural: Word'de düzenleyin, PDF olarak paylaşın. Taslağı Word'de hazırlar, gözden geçirir ve birlikte çalışırsınız; belge son hâlini alıp dünyaya açılacağı zaman PDF'ye aktarırsınız.
Word ne zaman kullanılır?
Belge hâlâ yazılıyorsa ya da başkaları tarafından düzenlenecekse Word'e başvurun: devam eden bir rapor, iş arkadaşlarınızın dolduracağı bir şablon, her başvuru için ufak değişiklikler yaptığınız bir özgeçmiş ya da değişiklik izleme ve yorumlar kullanan her şey. İçeriğin yeniden akması gerektiğinde, yani sürekli metin ekleyip çıkardığınız uzun belgelerde de Word daha iyidir.
Bir PDF paylaştıktan sonra bile Word dosyanızı düzenlenebilir ana kopya olarak saklayın; böylece PDF'yi doğrudan düzenlemeye çalışmak yerine değişiklik yapıp yeniden dışa aktarabilirsiniz.
PDF ne zaman kullanılır?
Son hâlini almış ya da resmî olan her şey için PDF kullanın: sözleşmeler, faturalar, işverenlere gönderilen özgeçmişler, müşterilere sunulan raporlar, imzalanacak formlar. PDF, okuyucunun düzeninizi ve yazı tiplerinizi tam olarak görmesini garanti eder, gelişigüzel düzenlemeyi engeller ve özel bir yazılım gerektirmeden her yerde açılır. Birinden diğerine geçmeniz gerekirse, Word'den PDF'ye bitmiş bir belgeyi kilitler, PDF'den Word'e ise revize etmeniz gerektiğinde bir PDF'yi yeniden düzenlenebilir hâle getirir.