Komprimera PDF så att den går att mejla
Du trycker på skicka och meddelandet studsar: bilagan är för stor. De flesta inkorgar har en gräns kring 25 MB, och skannade eller bildtunga PDF-filer passerar den snabbt. Så här får du en PDF med god marginal under gränsen.
Vad som egentligen gör en PDF stor
Text tar nästan ingen plats. Vikten i en stor PDF kommer nästan alltid från bilder: skannade sidor, foton eller högupplösta skärmbilder som bäddats in i full storlek. Komprimering fungerar genom att koda om de bilderna till en rimlig upplösning för skärm och e-post.
Ett skannat avtal på 40 MB kan ofta krympa till 3–5 MB utan någon synlig skillnad på skärmen, eftersom skanningen sparades i en mycket högre upplösning än någon någonsin kommer att titta på den i.
Steg för steg
Öppna ”Komprimera PDF”, lägg till din fil och låt den bearbetas. Du får tillbaka en mindre PDF och ser den nya storleken, så att du vet hur långt under gränsen du ligger.
Om den fortfarande är för stor var filen troligen enorm från början. Dela upp den i delar eller ta bort sidor som du inte behöver, så når du hela vägen.
Kvalitet kontra storlek
För allt som läses på skärm märks vanlig komprimering inte. Tänk bara på maximal kvalitet om PDF:en ska tryckas professionellt och du vill bevara full upplösning.
Spara originalfilen. Komprimeringen av bilderna går inte att ångra, så arkivera versionen i full kvalitet och mejla den komprimerade kopian.
Därför avvisar e-posten stora PDF-filer
De flesta e-postleverantörer begränsar storleken på bilagor, ofta till runt tjugo till tjugofem megabyte, och vissa företagssystem är ännu strängare. En PDF full av skannade sidor eller högupplösta foton kan lätt överskrida det, och mejlet studsar eller går helt enkelt inte att skicka. Genom att komprimera PDF:en minskar du storleken så att den hamnar under gränsen och ändå är fullt läsbar.
Det är i bilderna storleken finns, så skannade dokument och fototunga PDF-filer krymper mest; en PDF med bara text är redan liten och komprimeras mindre.
Komprimera utan synlig kvalitetsförlust
Bra komprimering siktar på den minsta fil som fortfarande ser ren ut på skärmen och vid vanlig utskrift. Text förblir skarp eftersom den inte är en bild, och foton optimeras i stället för att förstöras. När du ska mejla är den avvägningen nästan alltid värd det – mottagaren bryr sig om att dokumentet kommer fram och går att läsa, inte om att det håller tryckerikvalitet.
Om ett dokument ska till ett tryckeri eller ett formellt arkiv där maximal återgivning är viktig, behåll en okomprimerad originalfil och mejla en separat komprimerad kopia.
När en omgång inte räcker
Om en fil fortfarande är för stor efter komprimeringen, kontrollera om den innehåller sidor som du inte behöver – plocka ut bara de relevanta sidorna med ”Dela PDF” och komprimera sedan. Att ta bort onödiga högupplösta skanningar gör ofta mer än att komprimera igen, vilket ger allt mindre effekt och kan börja göra bilderna suddiga.