Konvertera PDF till Word och behåll formateringen
Att få ut en redigerbar Word-fil ur en PDF låter enkelt, men resultatet varierar kraftigt beroende på hur PDF:en skapades. Den här guiden går igenom hur det går till och vilka små val som avgör om dina tabeller och rubriker klarar resan.
Därför är PDF-filer svåra att redigera
En PDF har en fast layout: den sparar var varje tecken står på sidan, inte de stycken och tabeller som skapade den. Det är perfekt för utskrift men usel för redigering. Att konvertera till Word innebär att bygga upp strukturen igen, och därför blir en ren, textbaserad PDF mycket bättre än en skannad.
Om din PDF är en skanning (en bild av en sida) går texten inte att markera och behöver OCR först. Om du kan markera texten med muspekaren kommer den att konverteras rent.
Steg för steg
Öppna verktyget ”PDF till Word”, släpp in din fil och klicka på konvertera. Filen laddas upp via en krypterad anslutning, konverteras på servern och Word-dokumentet kommer tillbaka för nedladdning.
Öppna resultatet i Word eller Google Docs och skumma igenom första sidan. Kontrollera rubriker, tabeller och eventuell layout med två spalter, eftersom det är de delarna som oftast förskjuts.
Så behåller du formateringen
För bästa möjliga återgivning bör du utgå från den ursprungliga PDF:en och inte från en skärmbild eller en omsparad kopia. Enkla dokument med en spalt konverteras nästan perfekt; påkostat designade broschyrer kan behöva lite efterarbete.
Om en tabell hamnar som lös text beror det oftast på att käll-PDF:en sparade den som utplacerad text och inte som en riktig tabell. Att bygga upp den igen i Word tar en minut och går mycket fortare än att skriva av allt.
Vad som konverteras bra och vad som inte gör det
PDF till Word fungerar bäst på riktiga textbaserade PDF-filer – filer som exporterats från Word, Google Docs eller liknande appar. För dem kommer stycken, rubriker, listor och de flesta tabeller över som en redigerbar .docx som du verkligen kan skriva om. De svåraste fallen är skannade PDF-filer (ett foto av en sida, utan text att extrahera) och påkostade layouter med överlappande spalter.
Om din PDF är en skanning, kör OCR först för att skapa ett textlager; det enda steget är skillnaden mellan ett redigerbart dokument och en sida full av bilder. För komplexa layouter kan du räkna med att orden kommer över pålitligt, även om den exakta placeringen kan förskjutas något.
Kontrollera resultatet
När konverteringen är klar, öppna .docx-filen och skumma igenom de delar som oftast förskjuts – tabeller och rubriker. Allt är då fullt redigerbart, så en liten avvikelse är snabbt åtgärdad och kräver ingen omskrivning. Filen öppnas i Microsoft Word, Google Docs, LibreOffice och Pages, så du kan redigera den i det program du använder.
Spara även den ursprungliga PDF:en; om konverteringen av en knepig sida inte blir perfekt kan du titta i den medan du snyggar till Word-versionen.