Lösenordsskydda en PDF innan du skickar den
Att mejla ett avtal, ett kontoutdrag eller något annat med personuppgifter är säkrare när själva filen är låst. Ett lösenord på PDF:en innebär att även om mejlet vidarebefordras kan bara den som har lösenordet öppna den.
När du bör skydda en PDF
Alla dokument med ekonomiska, juridiska, medicinska eller personliga uppgifter är kandidater: kontoutdrag, avtal, skannade id-handlingar, lönelistor. Ett lösenord lägger till ett skydd som följer med filen, inte bara med inkorgen den skickades till.
Skicka lösenordet via en annan kanal än själva filen, till exempel filen via e-post och lösenordet via sms, så att de två aldrig finns på samma ställe.
Steg för steg
Öppna ”Skydda PDF”, lägg till din fil och ange ett lösenord. Välj något starkt som du kan dela med mottagaren.
Ladda ner den skyddade PDF:en. När någon öppnar den ombeds de ange lösenordet innan de kan se innehållet.
Därför är ett lösenord bättre än ett privat mejl
Många utgår från att ett dokument förblir privat om man mejlar det till en enda person. I praktiken vidarebefordras mejl, inkorgar delas och trådar blir långa. Ett lösenord skyddar själva filen, så oavsett var PDF:en tar vägen kan bara den som känner till lösenordet öppna den. För allt med ekonomiska, juridiska eller personliga uppgifter – kontoutdrag, avtal, skannade id-handlingar, lönelistor – är skydd på filnivå rätt standardval.
Därför lösenordsskyddar organisationer som hanterar känsliga handlingar dem innan de ens lämnar deras system, i stället för att lita på att mottagarens inkorg är säker.
Dela lösenordet på rätt sätt
Ett lösenord är aldrig säkrare än sättet du lämnar över det på. Den viktigaste regeln är att skicka det via en annan kanal än filen. Mejla PDF:en och skicka sedan lösenordet via sms, ett telefonsamtal eller en meddelandeapp. Om lösenordet står i samma mejl som bilagan har alla som läser mejlet båda halvorna, och skyddet är meningslöst.
Välj ett lösenord som är svårt att gissa men som du kan förmedla tydligt – en kort lösenfras fungerar ofta bättre än en slumpmässig teckensträng när du måste läsa upp den i telefon.
Ta bort ett lösenord som du känner till
När du inte längre behöver skyddet på en fil som du äger – för att slå ihop den, redigera den eller arkivera den – kan du ta bort lösenordet som du redan har med ”Lås upp PDF”. Det är något helt annat än att knäcka ett dokument som du inte har behörighet att öppna; verktyget tar bara bort skyddet när du redan kan öppna filen. Förvara en oskyddad originalkopia på ett säkert ställe och dela bara skyddade versioner.