PDF eller Word: när ska du använda vilket format?
PDF och Word löser motsatta problem. Det ena låser ett dokument så att det ser likadant ut överallt; det andra håller det öppet för redigering. Att välja rätt format vid rätt tillfälle besparar dig mycket formateringshuvudvärk.
Använd PDF när utseendet inte får ändras
En PDF visas likadant på alla enheter och skrivare. Använd den för allt som är slutgiltigt: avtal som ska signeras, CV som ska skickas, fakturor, rapporter och allt som ska tryckas. Mottagaren ser exakt det du har formgett.
PDF-filer passar också bättre för spridning eftersom de är svåra att ändra av misstag och kan lösenordsskyddas.
Använd Word när dokumentet ska redigeras
Word håller stycken, formatmallar och tabeller redigerbara. Använd det medan du skriver utkast, samarbetar eller lämnar över ett dokument till någon som ska fortsätta arbeta med det.
Det vanliga arbetsflödet är att skriva i Word och sedan exportera till PDF för den slutliga versionen. När du senare behöver ändra en PDF konverterar du den tillbaka till Word, redigerar och exporterar igen.
Vad respektive format är bra på
Word och PDF löser olika problem, och att använda fel format orsakar det mesta av huvudvärken med dokument. Word (.docx) är till för att skriva och redigera – texten flödar om, ändringar kan spåras och dokumentet är tänkt att arbetas med. PDF är till för att färdigställa och dela – layouten låses så att dokumentet ser likadant ut på alla enheter och inte kan formateras om av misstag av den som öppnar det.
Den enkla regeln: redigera i Word, dela som PDF. Du skriver utkast, reviderar och samarbetar i Word och exporterar sedan en PDF när dokumentet är klart och ska ut i världen.
När du ska använda Word
Välj Word när dokumentet fortfarande skrivs eller ska redigeras av andra: en rapport under arbete, en mall som kollegor ska fylla i, ett CV som du anpassar för varje ansökan eller allt som använder spårade ändringar och kommentarer. Word är också bättre när innehållet behöver flöda om – långa dokument där du hela tiden lägger till och stryker text.
Behåll din Word-fil som redigerbart original även efter att du har delat en PDF, så att du kan göra ändringar och exportera igen i stället för att försöka redigera PDF:en direkt.
När du ska använda PDF
Använd PDF för allt som är slutgiltigt eller officiellt: avtal, fakturor, CV som skickas till arbetsgivare, rapporter till kunder, blanketter som ska signeras. En PDF garanterar att läsaren ser exakt din layout och dina typsnitt, förhindrar tillfälliga ändringar och öppnas överallt utan särskild programvara. Om du behöver gå från det ena till det andra låser ”Word till PDF” ett färdigt dokument, och ”PDF till Word” gör en PDF redigerbar igen när du behöver revidera den.