PDF 与 Word、Excel、PPT 互相转换完全指南
PDF 和 Office 格式的定位恰好相反。Word、Excel 和 PowerPoint 是为编辑而生的，PDF 则是为固定、便于分享的最终版本而生的。在两者之间转换是最常见的文档任务之一，结果好坏在很大程度上取决于源文件以及转换的方向。本指南将说明每种转换过程中发生了什么，以及如何得到干净、好用的输出。
为什么转换方向很重要
把 Office 文件转换成 PDF 既简单又可靠，因为您只是把一份结构本来就很清晰的文档固定下来。反过来，把 PDF 转回可编辑的 Office 文件就难一些，因为 PDF 本身并不存储段落、单元格或幻灯片，必须通过“逆向还原”才能重建这些结构。理解这种不对称，就能有合理的预期：Word 转 PDF 几乎完美；PDF 转 Word 对干净的文件效果很好，对复杂的文件则需要做些整理。
决定 PDF 转 Office 效果好坏的最大因素，是 PDF 里有没有真实、可选中的文字。如果您能用鼠标选中文字，转换结果就会很干净。如果 PDF 是扫描件，也就是一页页的图片，那么必须先用 OCR 识别出文字，任何转换才能进行。
PDF 转 Word：把固定文件变成可编辑文档
把 PDF 转换成 Word，会把文档重建为可编辑的段落、标题和表格。当您手头只有 PDF 版的报告却需要修改措辞、想复用合同文字而不想重新打字，或者要更新一份只有扁平文件的旧表格时，这正是合适的工具。
简单的单栏文档几乎可以完美转换。复杂的版式，比如多栏宣传册、大量图片、特殊字体，转换后可能需要稍作整理，尤其是表格和分栏部分。要获得最佳效果，请始终从原始 PDF 转换，而不是从截图或重新保存过的副本转换，因为每多转一手，保真度就会下降一些。
PDF 转 Excel：把表格放进行和列
把 PDF 转换成 Excel，专门针对表格数据：发票明细、价目表、财务数字、对账单交易记录。不必再把数字一个个敲进电子表格，工具会读取表格结构，把数值放进行和列里，方便您排序和求和。
当源文件确实是行列分明的表格时，效果最好。如果数据只是看起来像表格，实际上是排好位置的文字，转换后可能需要稍微调整一下。即便如此，这也比手工录入快得多，还能避免手动输入数字时难免出现的抄写错误。
PDF 转 PowerPoint：复用幻灯片
如果您手里只有 PDF 格式的幻灯片，而没有原始演示文稿，转换成 PowerPoint 就能把每一页重新变成可编辑的幻灯片。想把别人分享的演示文稿套进自己的模板、复用一份打印版演示，或者在源文件丢失时更新幻灯片，这都很有用。
和其他转换一样，源文件越干净，结果越好。基于文字的 PDF 幻灯片转换效果很好；本质上是图片的幻灯片，转换后仍然是图片，可以摆放位置，但无法重新排版。
反方向：Office 转 PDF
把 Word、Excel 或 PowerPoint 转换成 PDF，是为了给文档定稿。您把版式锁定，让它在任何设备和打印机上看起来都一模一样。这对所有要发送或打印的文件都很重要：简历、合同、排好版的报告，或者一份不希望对方不小心改动的预算表。
这个方向的转换非常可靠，因为源文件本身就有完整的结构。主要需要检查的是：转换前字体和页面设置是否符合您的要求，因为 PDF 会把它看到的样子原封不动地固定下来。
什么时候需要先做 OCR
对于扫描文档，在文字被识别出来之前，任何 PDF 转 Office 的转换都无法进行。如果您的 PDF 是页面的照片或扫描件，请先运行 OCR，添加一层真实的文字，然后再转换。对扫描件跳过这一步，结果会是空白或乱码，这也是转换看似“失败”最常见的原因。
一个快速的检验方法：打开 PDF，试着选中一句话。如果什么都选不中，那就是扫描件，转换前需要先做 OCR。
一套实用的工作流程
处理文档最可靠的模式是：在 Office 格式中起草和协作，然后转换成 PDF 作为最终的分享版本。之后如果需要修改这个最终版，就把它转回相应的 Office 格式，完成编辑后再重新导出为 PDF。尽可能保留可编辑的源文件，这样您几乎不需要去“逆向还原”PDF。
如果输入的是扫描件，就在最前面加一步：先对扫描件做 OCR，再转换。仅仅养成这一个习惯，就能让大多数失败的转换变得干净利落。