رمزگذاری PDF پیش از ارسال

چه زمانی از PDF محافظت کنیم

هر سندی با اطلاعات مالی، حقوقی، پزشکی یا شخصی گزینه مناسبی است: صورت‌حساب‌ها، توافق‌نامه‌ها، اسکن مدارک شناسایی و لیست حقوق. رمز عبور لایه‌ای اضافه می‌کند که همراه خود فایل جابه‌جا می‌شود، نه فقط صندوق ایمیلی که به آن فرستاده شده.

رمز را از کانالی متفاوت با خود فایل بفرستید؛ مثلاً فایل را با ایمیل و رمز را با پیامک، تا این دو هرگز کنار هم نباشند.

گام‌به‌گام

محافظت از PDF را باز کنید، فایل خود را اضافه کنید و یک رمز عبور تعیین کنید. رمزی قوی انتخاب کنید که بتوانید با گیرنده در میان بگذارید.

PDF محافظت‌شده را دانلود کنید. هر کسی آن را باز کند، پیش از دیدن محتوا از او رمز عبور خواسته می‌شود.

چرا رمز عبور بهتر از یک ایمیل خصوصی است

بسیاری فکر می‌کنند ایمیل کردن سند برای یک نفر آن را خصوصی نگه می‌دارد. در عمل، ایمیل‌ها فوروارد می‌شوند، صندوق‌ها مشترک‌اند و رشته‌های ایمیل طولانی می‌شوند. رمز عبور از خود فایل محافظت می‌کند؛ پس PDF به هر جا برود، فقط کسی که رمز را می‌داند می‌تواند آن را باز کند. برای هر چیزی با جزئیات مالی، حقوقی یا شخصی، مثل صورت‌حساب‌ها، قراردادها، اسکن مدارک شناسایی و لیست حقوق، این محافظت در سطح فایل باید پیش‌فرض باشد.

به همین دلیل سازمان‌هایی که با اسناد حساس سروکار دارند، پیش از آنکه سند از سیستمشان خارج شود روی آن رمز می‌گذارند، به‌جای اینکه به امن بودن صندوق ایمیل گیرنده تکیه کنند.

اشتراک‌گذاری درست رمز عبور

رمز عبور فقط به اندازه روشی که آن را می‌رسانید امن است. قانون طلایی این است که آن را از کانالی متفاوت با فایل بفرستید. PDF را ایمیل کنید و رمز را با پیامک، تماس تلفنی یا یک پیام‌رسان بفرستید. اگر رمز در همان ایمیلی باشد که پیوست در آن است، هر کسی آن ایمیل را بخواند هر دو نیمه را دارد و محافظت بی‌معنا می‌شود.

رمزی انتخاب کنید که حدس زدنش سخت باشد اما بتوانید آن را واضح منتقل کنید؛ وقتی باید آن را پشت تلفن بخوانید، یک عبارت کوتاه اغلب بهتر از رشته‌ای تصادفی از نویسه‌ها جواب می‌دهد.

برداشتن رمزی که می‌دانید

وقتی دیگر به محافظت فایلی که متعلق به خودتان است نیاز ندارید، مثلاً برای ادغام، ویرایش یا بایگانی، می‌توانید رمزی را که دارید با باز کردن قفل PDF بردارید. این با شکستن قفل سندی که اجازه باز کردنش را ندارید فرق دارد؛ این ابزار فقط زمانی محافظت را برمی‌دارد که از قبل بتوانید فایل را باز کنید. یک نسخه اصلی بدون رمز در جای امنی نگه دارید و فقط نسخه‌های محافظت‌شده را به اشتراک بگذارید.