PDF یا Word: کدام را کی استفاده کنیم؟

وقتی ظاهر نباید تغییر کند، از PDF استفاده کنید

PDF روی هر دستگاه و چاپگری یکسان نمایش داده می‌شود. از آن برای هر چیز نهایی استفاده کنید: قراردادهایی که باید امضا شوند، رزومه‌هایی که می‌فرستید، فاکتورها، گزارش‌ها و هر چیزی که به چاپ می‌رود. گیرنده دقیقاً همان چیزی را می‌بیند که شما طراحی کرده‌اید.

PDF برای توزیع هم بهتر است، چون به‌طور تصادفی به‌سختی تغییر می‌کند و می‌توان روی آن رمز عبور گذاشت.

وقتی هنوز به ویرایش نیاز دارد، از Word استفاده کنید

Word پاراگراف‌ها، سبک‌ها و جدول‌ها را قابل ویرایش نگه می‌دارد. هنگام نوشتن پیش‌نویس، همکاری یا سپردن سند به کسی که روی آن کار را ادامه می‌دهد، از آن استفاده کنید.

روند رایج این است که در Word بنویسید و سپس برای نسخه نهایی از آن PDF بگیرید. اگر بعداً لازم شد PDF را تغییر دهید، آن را به Word برگردانید، ویرایش کنید و دوباره PDF بگیرید.

هر قالب در چه کاری خوب است

Word و PDF مشکلات متفاوتی را حل می‌کنند و استفاده از قالب اشتباه، علت بیشتر دردسرهای اسناد است. Word (.docx) برای نوشتن و ویرایش است؛ متن را دوباره می‌چیند، تغییرات را ردیابی می‌کند و ساخته شده تا روی آن کار شود. PDF برای نهایی کردن و اشتراک‌گذاری است؛ چیدمان را قفل می‌کند تا سند روی هر دستگاهی یکسان دیده شود و هر کسی بازش کند نتواند ناخواسته قالبش را به هم بزند.

قانون ساده: در Word ویرایش کنید، به‌صورت PDF به اشتراک بگذارید. پیش‌نویس، بازبینی و همکاری را در Word انجام دهید و وقتی سند نهایی شد و قرار است بیرون برود، از آن PDF بگیرید.

چه زمانی از Word استفاده کنیم

وقتی سند هنوز در حال نوشتن است یا دیگران آن را ویرایش خواهند کرد، سراغ Word بروید: گزارشی در دست تهیه، قالبی که همکاران پر خواهند کرد، رزومه‌ای که برای هر درخواست کمی تغییرش می‌دهید، یا هر چیزی که از ردیابی تغییرات و نظرها استفاده می‌کند. Word همچنین وقتی محتوا باید دوباره چیده شود بهتر است؛ مثل اسناد طولانی که مدام متنی به آن‌ها اضافه یا از آن‌ها حذف می‌کنید.

حتی پس از اشتراک‌گذاری PDF، فایل Word را به‌عنوان نسخه اصلی قابل ویرایش نگه دارید تا بتوانید تغییرات را اعمال کنید و دوباره PDF بگیرید، به‌جای اینکه سعی کنید خود PDF را ویرایش کنید.

چه زمانی از PDF استفاده کنیم

برای هر چیز نهایی یا رسمی از PDF استفاده کنید: قراردادها، فاکتورها، رزومه‌هایی که برای کارفرمایان می‌فرستید، گزارش‌هایی برای مشتریان و فرم‌هایی برای امضا. PDF تضمین می‌کند خواننده دقیقاً چیدمان و فونت‌های شما را ببیند، جلوی ویرایش سرسری را می‌گیرد و بدون نرم‌افزار خاصی همه‌جا باز می‌شود. اگر لازم است از یکی به دیگری بروید، Word به PDF یک سند تمام‌شده را قفل می‌کند و PDF به Word وقتی نیاز به بازبینی دارید، PDF را دوباره قابل ویرایش می‌کند.