Cách chuyển PDF sang Word mà vẫn giữ nguyên định dạng
Lấy một tệp Word chỉnh sửa được từ PDF nghe thì đơn giản, nhưng kết quả lại khác nhau rất nhiều tùy vào cách PDF được tạo ra. Bài hướng dẫn này đi qua từng bước và những lựa chọn nhỏ quyết định việc bảng biểu và tiêu đề của bạn có còn nguyên vẹn sau khi chuyển đổi hay không.
Vì sao PDF khó chỉnh sửa
PDF là một bố cục cố định: nó ghi lại vị trí của từng ký tự trên trang, chứ không lưu các đoạn văn và bảng đã tạo ra chúng. Điều đó rất tốt cho việc in ấn nhưng lại rất tệ cho việc chỉnh sửa. Chuyển sang Word nghĩa là phải dựng lại cấu trúc đó, và đây là lý do một PDF dạng văn bản gọn gàng chuyển đổi tốt hơn nhiều so với một bản quét.
Nếu PDF của bạn là bản quét (hình ảnh của một trang giấy), văn bản không chọn được và cần chạy OCR trước. Nếu bạn bôi đen được chữ bằng con trỏ, tệp sẽ chuyển đổi sạch sẽ.
Các bước thực hiện
Mở công cụ PDF sang Word, thả tệp vào và nhấn chuyển đổi. Tệp được tải lên qua kết nối mã hóa, chuyển đổi trên máy chủ, rồi tài liệu Word được trả về để bạn tải xuống.
Mở kết quả trong Word hoặc Google Docs và lướt qua trang đầu tiên. Kiểm tra tiêu đề, bảng và bố cục hai cột nếu có, vì đó là những phần dễ bị xô lệch nhất.
Giữ nguyên định dạng
Để có độ chính xác cao nhất, hãy bắt đầu từ tệp PDF gốc thay vì ảnh chụp màn hình hay bản đã lưu lại. Tài liệu đơn giản, một cột chuyển đổi gần như hoàn hảo; tờ gấp thiết kế cầu kỳ có thể cần chỉnh nhẹ.
Nếu một bảng hiện ra thành chữ rời rạc, thường là do PDF gốc lưu nó dưới dạng chữ đặt theo vị trí chứ không phải bảng thật. Dựng lại bảng trong Word chỉ mất một phút và nhanh hơn nhiều so với gõ lại.
Loại nào chuyển đổi tốt, loại nào không
PDF sang Word hoạt động tốt nhất với PDF dạng văn bản thật, tức là các tệp xuất từ Word, Google Docs hoặc ứng dụng tương tự. Với những tệp này, đoạn văn, tiêu đề, danh sách và phần lớn các bảng đều ra thành tệp .docx mà bạn thực sự có thể viết lại. Trường hợp khó nhất là PDF quét (ảnh chụp trang giấy, không có văn bản để trích xuất) và bố cục thiết kế cầu kỳ với các cột chồng lên nhau.
Nếu PDF của bạn là bản quét, hãy chạy OCR trước để tạo lớp văn bản; chỉ một bước đó thôi đã tạo nên khác biệt giữa một tài liệu chỉnh sửa được và một trang toàn hình ảnh. Với bố cục phức tạp, chữ vẫn sẽ được chuyển sang đầy đủ dù vị trí chính xác có thể xê dịch đôi chút.
Kiểm tra kết quả
Sau khi chuyển đổi, hãy mở tệp .docx và lướt qua những phần dễ xô lệch nhất là bảng và tiêu đề. Lúc này mọi thứ đều chỉnh sửa được hoàn toàn, nên mọi khác biệt nhỏ chỉ cần sửa nhanh chứ không phải gõ lại. Tệp mở được trong Microsoft Word, Google Docs, LibreOffice và Pages, nên bạn có thể chỉnh sửa trên bất kỳ phần mềm nào mình dùng.
Hãy giữ lại cả tệp PDF gốc; nếu một trang khó chuyển đổi chưa hoàn hảo, bạn có thể đối chiếu với nó trong lúc chỉnh lại bản Word.