Cách đặt mật khẩu cho file PDF trước khi gửi
Gửi email hợp đồng, sao kê ngân hàng hay bất kỳ tài liệu nào chứa thông tin cá nhân sẽ an toàn hơn khi chính tệp đó được khóa lại. Đặt mật khẩu cho PDF nghĩa là dù email có bị chuyển tiếp, chỉ người có mật khẩu mới mở được.
Khi nào nên bảo vệ PDF
Mọi tài liệu chứa thông tin tài chính, pháp lý, y tế hay cá nhân đều nên được bảo vệ: sao kê, thỏa thuận, bản quét giấy tờ tùy thân, bảng lương. Mật khẩu tạo thêm một lớp bảo vệ đi theo chính tệp, chứ không chỉ dựa vào hộp thư mà tệp được gửi đến.
Hãy gửi mật khẩu qua một kênh khác với kênh gửi tệp, ví dụ gửi tệp qua email và mật khẩu qua tin nhắn, để hai thứ không bao giờ nằm cùng một chỗ.
Các bước thực hiện
Mở Bảo vệ PDF, thêm tệp và đặt mật khẩu. Hãy chọn một mật khẩu mạnh mà bạn có thể chia sẻ với người nhận.
Tải tệp PDF đã được bảo vệ xuống. Bất kỳ ai mở tệp sẽ được yêu cầu nhập mật khẩu trước khi xem được nội dung.
Vì sao mật khẩu an toàn hơn một email riêng tư
Nhiều người cho rằng gửi tài liệu qua email cho một người là đủ riêng tư. Trên thực tế, email bị chuyển tiếp, hộp thư được dùng chung, và chuỗi thư thì ngày càng dài. Mật khẩu bảo vệ chính tệp, nên dù PDF đi đến đâu, chỉ người biết mật khẩu mới mở được. Với mọi thứ chứa thông tin tài chính, pháp lý hay cá nhân như sao kê, hợp đồng, bản quét giấy tờ tùy thân, bảng lương, bảo vệ ở cấp độ tệp là lựa chọn mặc định đúng đắn.
Đó là lý do các tổ chức xử lý giấy tờ nhạy cảm luôn đặt mật khẩu trước khi tài liệu rời khỏi hệ thống của họ, thay vì trông chờ vào việc hộp thư của người nhận được bảo mật.
Chia sẻ mật khẩu đúng cách
Mật khẩu chỉ an toàn khi bạn chuyển nó đi đúng cách. Nguyên tắc vàng là gửi mật khẩu qua một kênh khác với kênh gửi tệp. Gửi PDF qua email, rồi báo mật khẩu bằng tin nhắn, cuộc gọi hoặc ứng dụng nhắn tin. Nếu mật khẩu nằm cùng email với tệp đính kèm, ai đọc được email đó cũng có đủ cả hai phần và lớp bảo vệ trở nên vô nghĩa.
Hãy chọn mật khẩu khó đoán nhưng dễ truyền đạt rõ ràng: một cụm từ ngắn thường hiệu quả hơn một chuỗi ký tự ngẫu nhiên khi bạn phải đọc to qua điện thoại.
Gỡ mật khẩu mà bạn đã biết
Khi không còn cần bảo vệ một tệp của chính mình, để ghép, chỉnh sửa hay lưu trữ, bạn có thể gỡ mật khẩu mà bạn đã có bằng Mở khóa PDF. Việc này khác với bẻ khóa một tài liệu mà bạn không được phép mở; công cụ chỉ gỡ bảo vệ khi bạn vốn đã mở được tệp. Hãy giữ một bản gốc không đặt mật khẩu ở nơi an toàn và chỉ chia sẻ các bản đã được bảo vệ.