PDF hay Word: khi nào nên dùng định dạng nào
PDF và Word giải quyết hai vấn đề trái ngược nhau. Một bên khóa tài liệu để nó hiển thị giống hệt ở mọi nơi; bên kia giữ tài liệu mở để chỉnh sửa. Chọn đúng định dạng vào đúng lúc sẽ giúp bạn tránh được rất nhiều rắc rối về định dạng.
Dùng PDF khi hình thức không được thay đổi
PDF hiển thị giống nhau trên mọi thiết bị và máy in. Hãy dùng nó cho mọi thứ đã hoàn chỉnh: hợp đồng cần ký, CV cần gửi, hóa đơn, báo cáo và mọi thứ sẽ đem in. Người nhận sẽ thấy đúng y như những gì bạn thiết kế.
PDF cũng phù hợp hơn để phát hành vì khó bị sửa nhầm và có thể đặt mật khẩu.
Dùng Word khi vẫn còn cần chỉnh sửa
Word giữ cho đoạn văn, kiểu định dạng và bảng luôn chỉnh sửa được. Hãy dùng nó khi bạn đang soạn thảo, cộng tác, hoặc giao tài liệu cho người sẽ tiếp tục làm việc trên đó.
Quy trình phổ biến là viết trong Word, rồi xuất sang PDF cho bản cuối cùng. Khi sau này cần sửa một tệp PDF, hãy chuyển nó về Word, chỉnh sửa, rồi xuất lại.
Thế mạnh của từng định dạng
Word và PDF giải quyết những vấn đề khác nhau, và dùng sai định dạng là nguyên nhân của phần lớn rắc rối với tài liệu. Word (.docx) dành cho việc viết và chỉnh sửa: chữ tự dàn lại, có theo dõi thay đổi, và được tạo ra để làm việc trên đó. PDF dành cho việc hoàn thiện và chia sẻ: nó khóa bố cục để tài liệu trông giống hệt nhau trên mọi thiết bị và không bị người mở vô tình làm lệch định dạng.
Quy tắc đơn giản: chỉnh sửa bằng Word, chia sẻ bằng PDF. Bạn soạn, sửa và cộng tác trong Word, rồi xuất ra PDF khi tài liệu đã hoàn chỉnh và sẵn sàng gửi đi.
Khi nào nên dùng Word
Hãy chọn Word khi tài liệu vẫn đang được viết hoặc sẽ được người khác chỉnh sửa: một báo cáo đang soạn dở, một mẫu đồng nghiệp sẽ điền vào, một bản CV bạn chỉnh lại cho từng lần ứng tuyển, hoặc bất cứ thứ gì dùng tính năng theo dõi thay đổi và nhận xét. Word cũng phù hợp hơn khi nội dung cần tự dàn lại, như những tài liệu dài mà bạn liên tục thêm bớt chữ.
Hãy giữ tệp Word làm bản gốc chỉnh sửa được ngay cả sau khi đã chia sẻ PDF, để bạn có thể sửa rồi xuất lại thay vì cố chỉnh sửa trực tiếp trên PDF.
Khi nào nên dùng PDF
Hãy dùng PDF cho mọi thứ đã hoàn chỉnh hoặc mang tính chính thức: hợp đồng, hóa đơn, CV gửi nhà tuyển dụng, báo cáo cho khách hàng, biểu mẫu cần ký. PDF đảm bảo người đọc thấy đúng bố cục và phông chữ của bạn, hạn chế việc chỉnh sửa tùy tiện, và mở được ở mọi nơi mà không cần phần mềm đặc biệt. Nếu cần chuyển qua lại, Word sang PDF sẽ khóa một tài liệu đã hoàn chỉnh, còn PDF sang Word giúp PDF chỉnh sửa được trở lại khi bạn cần sửa.