PDF 壓縮、清理與修復完整指南
PDF 大到無法夾帶在電子郵件裡、列印出來尺寸不對，或是根本打不開，這些都是最常見的文件困擾。這些問題幾乎都來自少數幾個原因，而且每個都有直接的解決方法。本指南說明 PDF 為什麼會出問題，以及如何得到一個小巧、乾淨又可靠的檔案。
PDF 為什麼會這麼大
文字幾乎不佔空間。大型 PDF 的重量幾乎都來自圖片：掃描的頁面、內嵌的照片，或以原始尺寸儲存的高解析度螢幕截圖。掃描器擷取頁面的解析度，可能遠高於任何人實際檢視時需要的程度，所以一份十頁的掃描合約，即使內容只有文字和一個簽名，也很容易達到數十 MB。
這就是為什麼同樣的頁數，檔案大小卻可能天差地遠。一份原生數位、只有文字的報告可能不到 1 MB；同樣的內容如果以圖片掃描，可能大上四十倍。
壓縮的實際原理
壓縮 PDF 會以適合螢幕和電子郵件的合理解析度，重新編碼檔案裡的圖片，並移除多餘的資料。由於原始掃描檔通常以遠高於需求的解析度儲存，壓縮後的檔案往往小很多，在螢幕上卻看不出任何差別。四十 MB 的掃描檔壓到三、四 MB，是很常見也很正常的事。
壓縮最重要的用途是電子郵件，附件上限大約在二十五 MB 左右，以及上傳到有檔案大小限制的網站平台。凡是在螢幕上閱讀的文件，標準壓縮實際上看不出差異。只有文件要專業印刷、需要保留完整解析度時，才需要選擇最高品質。
灰階：縮小檔案、節省列印的捷徑
把彩色 PDF 轉成灰階會移除色彩資訊，既能縮小檔案，列印時也更省墨。對於只需要清楚易讀、不需要色彩的長篇報告，轉灰階是讓文件變輕、列印更便宜的簡單方法，也能讓檔案統一格式，方便以灰階歸檔。
它和壓縮是天生的好搭檔：先轉灰階去掉色彩資料，再壓縮剩下的內容。
調整大小：解決列印尺寸不對的問題
有時問題不在檔案大小，而在頁面尺寸。以奇怪頁面尺寸製作的文件，列印時會出現超大邊界或被裁掉；頁面尺寸不一的檔案，看起來也不一致。調整大小會把頁面縮放成 A4 或 Letter 等標準尺寸，讓文件正確列印、外觀統一。
當 PDF 在螢幕上看起來沒問題，印出來比例卻不對，或是您把來源不同的檔案合併成一份頁面大小參差不齊的文件時，這就是解決方法。
修復打不開的 PDF
PDF 可能在下載不完整、儲存中斷或傳輸錯誤時損壞，之後就打不開、在閱讀器裡卡住，或被顯示為檔案已損毀。修復 PDF 會重建檔案結構，讓它能再次開啟，並盡可能救回內容。
如果昨天還正常的檔案今天突然打不開，在認定內容已經遺失之前，請先試試修復。
刪掉不需要的內容
很多時候，縮小並整理文件最快的方法，就是刪掉不需要的部分。刪除重複的封面、掃描器插入的空白分隔頁，或不該分享的內部備註，能讓檔案同時變小又變整齊。
整理文件，也就是把頁面調整成正確順序、把橫躺的掃描頁轉正、刪除不需要的頁面，能把雜亂的掃描檔變成乾淨的檔案，而乾淨的檔案通常也比較小。
實用的整理流程
面對又大又亂的掃描文件，好的順序是：先整理，讓頁面順序正確、空白頁刪除；不需要色彩就轉成灰階；再壓縮以縮小檔案。如果要列印，就調整成標準頁面尺寸。如果根本打不開，就先修復再做其他處理。
目標是得到一份小到可以寄送、乾淨到方便閱讀、可靠到在任何地方都能開啟的文件。事先花一分鐘整理，通常勝過在寄送時才和過大的檔案奮戰。