PDF থেকে Word-এ রূপান্তর: ফরম্যাটিং ঠিক রেখে
PDF থেকে সম্পাদনাযোগ্য Word ফাইল বের করা শুনতে সহজ লাগে, কিন্তু PDF-টি কীভাবে তৈরি হয়েছে তার উপর ফলাফল অনেকটাই বদলে যায়। এই গাইডে পুরো প্রক্রিয়াটি এবং সেই ছোট ছোট সিদ্ধান্তগুলো দেখানো হয়েছে, যেগুলোর উপর নির্ভর করে আপনার টেবিল আর শিরোনামগুলো রূপান্তরের পরেও ঠিকঠাক থাকবে কি না।
PDF সম্পাদনা করা কেন কঠিন
PDF একটি স্থির লেআউট: এটি মনে রাখে পৃষ্ঠার কোন জায়গায় কোন অক্ষর বসে আছে, কিন্তু যে অনুচ্ছেদ ও টেবিল থেকে সেগুলো এসেছে তা নয়। প্রিন্টের জন্য এটা দারুণ, কিন্তু সম্পাদনার জন্য একেবারেই সুবিধার নয়। Word-এ রূপান্তর মানে সেই কাঠামো আবার গড়ে তোলা, আর এ কারণেই পরিষ্কার, টেক্সটভিত্তিক PDF স্ক্যান করা PDF-এর চেয়ে অনেক ভালোভাবে রূপান্তরিত হয়।
আপনার PDF যদি স্ক্যান হয় (অর্থাৎ পৃষ্ঠার একটি ছবি), তাহলে লেখা সিলেক্ট করা যায় না এবং আগে OCR করে নিতে হয়। কার্সর দিয়ে লেখা হাইলাইট করতে পারলে ফাইলটি পরিষ্কারভাবে রূপান্তরিত হবে।
ধাপে ধাপে পদ্ধতি
PDF থেকে Word টুলটি খুলুন, ফাইলটি ড্র্যাগ করে ছেড়ে দিন এবং রূপান্তর বোতামে ক্লিক করুন। ফাইলটি এনক্রিপ্টেড সংযোগের মাধ্যমে আপলোড হয়, সার্ভারে রূপান্তরিত হয়, তারপর Word ডকুমেন্টটি ডাউনলোডের জন্য ফিরে আসে।
ফলাফলটি Word বা Google Docs-এ খুলে প্রথম পৃষ্ঠায় একবার চোখ বুলিয়ে নিন। শিরোনাম, টেবিল আর দুই কলামের লেআউট থাকলে সেগুলো দেখে নিন, কারণ এই অংশগুলোই সবচেয়ে বেশি সরে যেতে পারে।
ফরম্যাটিং ঠিক রাখার উপায়
সবচেয়ে নিখুঁত ফলাফলের জন্য স্ক্রিনশট বা আবার সেভ করা কপি নয়, মূল PDF থেকে শুরু করুন। সাধারণ, এক কলামের ডকুমেন্ট প্রায় নিখুঁতভাবে রূপান্তরিত হয়; অনেক ডিজাইন করা ব্রোশিওরে হয়তো সামান্য ঠিকঠাক করতে হবে।
কোনো টেবিল যদি এলোমেলো লেখা হয়ে আসে, তার মানে সাধারণত মূল PDF-এ সেটি আসল টেবিল হিসেবে নয়, নির্দিষ্ট জায়গায় বসানো লেখা হিসেবে সংরক্ষিত ছিল। Word-এ সেটি আবার সাজাতে এক মিনিট লাগে, যা নতুন করে টাইপ করার চেয়ে অনেক দ্রুত।
কোন PDF ভালো রূপান্তরিত হয়, কোনটি হয় না
PDF থেকে Word সবচেয়ে ভালো কাজ করে আসল টেক্সটভিত্তিক PDF-এ — অর্থাৎ Word, Google Docs বা এ ধরনের অ্যাপ থেকে এক্সপোর্ট করা ফাইলে। এসব ক্ষেত্রে অনুচ্ছেদ, শিরোনাম, তালিকা এবং বেশিরভাগ টেবিল এমন একটি সম্পাদনাযোগ্য .docx হিসেবে আসে যা আপনি সত্যিই নতুন করে লিখতে পারবেন। সবচেয়ে কঠিন হলো স্ক্যান করা PDF (পৃষ্ঠার একটি ছবি, যেখান থেকে বের করার মতো কোনো লেখা নেই) এবং একটার উপর আরেকটা কলাম চাপানো জটিল ডিজাইনের লেআউট।
আপনার PDF স্ক্যান হলে আগে OCR চালিয়ে একটি টেক্সট স্তর তৈরি করুন; শুধু এই একটি ধাপই ঠিক করে দেয় আপনি সম্পাদনাযোগ্য ডকুমেন্ট পাবেন নাকি শুধু ছবির পৃষ্ঠা। জটিল লেআউটের ক্ষেত্রে লেখাগুলো ঠিকভাবেই আসবে, যদিও অবস্থান সামান্য সরে যেতে পারে।
ফলাফল যাচাই করুন
রূপান্তরের পর .docx ফাইলটি খুলে যে অংশগুলো সবচেয়ে বেশি সরে যায় — টেবিল আর শিরোনাম — সেগুলোতে চোখ বুলিয়ে নিন। এই অবস্থায় সবকিছুই পুরোপুরি সম্পাদনাযোগ্য, তাই ছোটখাটো পার্থক্য নতুন করে টাইপ না করেই দ্রুত ঠিক করা যায়। ফাইলটি Microsoft Word, Google Docs, LibreOffice ও Pages-এ খোলে, তাই আপনি যা ব্যবহার করেন তাতেই সম্পাদনা করতে পারবেন।
মূল PDF-টিও রেখে দিন; কোনো জটিল পৃষ্ঠার রূপান্তর নিখুঁত না হলে Word সংস্করণটি গোছানোর সময় মূলটি দেখে মিলিয়ে নিতে পারবেন।