পাঠানোর আগে PDF-এ পাসওয়ার্ড দেওয়ার উপায়

কখন PDF সুরক্ষিত করবেন

আর্থিক, আইনি, চিকিৎসা বা ব্যক্তিগত তথ্যযুক্ত যেকোনো ডকুমেন্টই এর উপযুক্ত: স্টেটমেন্ট, চুক্তি, পরিচয়পত্রের স্ক্যান, বেতনের হিসাব। পাসওয়ার্ড এমন একটি সুরক্ষার স্তর যোগ করে যা শুধু যে ইনবক্সে পাঠানো হয়েছে সেখানে নয়, ফাইলের সাথেই থাকে।

পাসওয়ার্ডটি ফাইলের চেয়ে ভিন্ন মাধ্যমে পাঠান, যেমন ফাইলটি ইমেইলে আর পাসওয়ার্ডটি এসএমএসে, যাতে দুটো কখনো একসাথে না থাকে।

ধাপে ধাপে পদ্ধতি

PDF সুরক্ষিত করুন টুলটি খুলুন, ফাইল যোগ করুন এবং একটি পাসওয়ার্ড দিন। এমন শক্তিশালী পাসওয়ার্ড বেছে নিন যা আপনি প্রাপককে জানাতে পারবেন।

সুরক্ষিত PDF-টি ডাউনলোড করুন। কেউ এটি খুললে বিষয়বস্তু দেখার আগে তার কাছে পাসওয়ার্ড চাওয়া হবে।

ব্যক্তিগত ইমেইলের চেয়ে পাসওয়ার্ড কেন ভালো

অনেকে ধরে নেন, একজনকে ডকুমেন্ট ইমেইল করলেই সেটা গোপন থাকে। বাস্তবে ইমেইল ফরোয়ার্ড হয়, মেইলবক্স একাধিক জন ব্যবহার করেন, আর থ্রেড লম্বা হতে থাকে। পাসওয়ার্ড ফাইলটিকেই সুরক্ষিত করে, তাই PDF যেখানেই যাক, শুধু পাসওয়ার্ড জানা ব্যক্তিই সেটি খুলতে পারবেন। আর্থিক, আইনি বা ব্যক্তিগত তথ্যযুক্ত যেকোনো কিছুর জন্য — স্টেটমেন্ট, চুক্তি, পরিচয়পত্রের স্ক্যান, বেতনের হিসাব — ফাইল-স্তরের এই সুরক্ষাই হওয়া উচিত স্বাভাবিক পছন্দ।

এ কারণেই যেসব প্রতিষ্ঠান সংবেদনশীল কাগজপত্র নিয়ে কাজ করে, তারা প্রাপকের ইনবক্স নিরাপদ কি না তার উপর ভরসা না করে, ডকুমেন্ট নিজেদের সিস্টেম থেকে বের হওয়ার আগেই তাতে পাসওয়ার্ড দিয়ে দেয়।

পাসওয়ার্ড সঠিকভাবে শেয়ার করুন

পাসওয়ার্ড ততটাই নিরাপদ, যতটা নিরাপদে আপনি সেটা পৌঁছে দেন। সবচেয়ে জরুরি নিয়ম হলো, পাসওয়ার্ড ফাইলের চেয়ে ভিন্ন মাধ্যমে পাঠানো। PDF ইমেইল করুন, তারপর পাসওয়ার্ডটি এসএমএস, ফোন কল বা মেসেজিং অ্যাপে পাঠান। পাসওয়ার্ড যদি সংযুক্তির সাথে একই ইমেইলে থাকে, তাহলে সেই ইমেইল যে পড়বে তার হাতে দুটো অংশই চলে যাবে, আর সুরক্ষার কোনো মানে থাকবে না।

এমন পাসওয়ার্ড বেছে নিন যা অনুমান করা কঠিন, কিন্তু আপনি পরিষ্কারভাবে জানাতে পারবেন — ফোনে জোরে পড়ে শোনাতে হলে এলোমেলো অক্ষরের চেয়ে ছোট একটি পাসফ্রেজ প্রায়ই বেশি কাজে দেয়।

জানা পাসওয়ার্ড সরিয়ে ফেলা

নিজের কোনো ফাইলে আর সুরক্ষার দরকার না থাকলে — একত্র করতে, সম্পাদনা করতে বা আর্কাইভ করতে চাইলে — PDF আনলক করুন দিয়ে আপনার জানা পাসওয়ার্ডটি সরিয়ে ফেলতে পারেন। এটি এমন ডকুমেন্ট ভাঙার চেষ্টা থেকে আলাদা যা খোলার অনুমতি আপনার নেই; টুলটি কেবল তখনই সুরক্ষা সরায় যখন আপনি ফাইলটি আগে থেকেই খুলতে পারেন। একটি অসুরক্ষিত মূল কপি নিরাপদ জায়গায় রেখে দিন এবং শুধু সুরক্ষিত সংস্করণ শেয়ার করুন।