寄出前如何為 PDF 設定密碼保護

什麼時候該保護 PDF

任何含有財務、法律、醫療或個人資料的文件都適合：對帳單、協議書、證件掃描檔、薪資資料。密碼增加了一層跟著檔案走的保護，而不只是依賴寄達的收件匣。

請透過與檔案不同的管道傳送密碼，例如用電子郵件寄檔案、用簡訊傳密碼，讓兩者永遠不會出現在一起。

操作步驟

開啟「保護 PDF」，加入您的檔案，然後設定密碼。請選擇一組安全性高、又方便告知收件人的密碼。

下載受保護的 PDF。任何人開啟時，都必須先輸入密碼才能檢視內容。

為什麼密碼比私人郵件更可靠

很多人以為只把文件寄給一個人，就能保持私密。但實際上，郵件會被轉寄、信箱會被共用、郵件串會越拉越長。密碼保護的是檔案本身，所以不論 PDF 流傳到哪裡，只有知道密碼的人才能開啟。凡是含有財務、法律或個人資料的文件，例如對帳單、合約、證件掃描檔、薪資資料，這種檔案層級的保護都應該是預設做法。

這就是為什麼處理敏感文件的機構，會在文件離開系統之前就加上密碼，而不是指望收件人的信箱足夠安全。

正確地傳送密碼

密碼的安全程度，取決於您如何傳送它。最重要的原則是：密碼要透過與檔案不同的管道傳送。用電子郵件寄 PDF，再用簡訊、電話或通訊軟體告知密碼。如果密碼和附件在同一封郵件裡，任何讀到這封郵件的人都同時拿到兩樣東西，保護也就毫無意義。

請選擇一組難以猜到、但能清楚轉達的密碼；需要在電話中唸出來時，簡短的密碼片語通常比一串隨機字元更好用。

移除您知道的密碼

當您不再需要保護自己擁有的檔案時，例如要合併、編輯或歸檔，可以用「解鎖 PDF」移除您已知的密碼。這和破解您無權開啟的文件完全不同；這個工具只會在您本來就能開啟檔案的情況下移除保護。請把一份未加密的母檔存放在安全的地方，只分享受保護的版本。