PDF 和 Word 差在哪？各自適用的時機
PDF 和 Word 解決的是完全相反的問題。一個把文件鎖定，讓它在任何地方看起來都一樣；另一個則讓文件保持可編輯。在對的時機選對格式，可以省去許多排版上的麻煩。
外觀不能變動時，用 PDF
PDF 在每台裝置和印表機上的呈現都一樣。所有定稿的文件都適合用它：要簽的合約、要寄出的履歷、發票、報告，以及任何要送印的檔案。收件人看到的，就是您設計的樣子。
PDF 也更適合對外發送，因為它不容易被意外改動，還可以設定密碼保護。
還需要編輯時，用 Word
Word 讓段落、樣式和表格都保持可編輯。在撰寫草稿、與人協作，或把文件交給會繼續修改的人時，就用 Word。
常見的流程是先在 Word 中撰寫，再匯出成 PDF 作為最終版本。日後需要修改 PDF 時，就把它轉回 Word，編輯後再重新匯出。
兩種格式各自的強項
Word 和 PDF 解決的是不同的問題，用錯格式正是大多數文件困擾的根源。Word（.docx）用於撰寫和編輯：文字會自動重新排列、可以追蹤修訂，本來就是拿來修改的。PDF 用於定稿和分享：它會鎖定版面，讓文件在每台裝置上看起來都一樣，也不會被開啟的人不小心弄亂格式。
簡單的原則是：用 Word 編輯，用 PDF 分享。在 Word 裡起草、修改和協作，等文件定稿、準備對外發送時，再匯出成 PDF。
什麼時候用 Word
文件還在撰寫中，或會由其他人編輯時，就用 Word：進行中的報告、同事要填寫的範本、每次求職都要微調的履歷，或任何需要追蹤修訂和註解的文件。內容需要重新排列時，Word 也比較合適，例如需要不斷增刪文字的長篇文件。
即使已經分享了 PDF，也請保留 Word 檔作為可編輯的母檔，這樣就能修改後重新匯出，而不必設法直接編輯 PDF。
什麼時候用 PDF
任何定稿或正式的文件都用 PDF：合約、發票、寄給雇主的履歷、給客戶的報告、需要簽署的表單。PDF 能確保讀者看到的正是您的版面和字型，避免被隨意修改，而且不需要特殊軟體就能在任何地方開啟。如果需要在兩種格式之間轉換，Word 轉 PDF 可以鎖定完成的文件，而 PDF 轉 Word 則能在需要修改時讓 PDF 重新變得可編輯。