ईमेल के लिए PDF का साइज़ कैसे कम करें

PDF असल में बड़ी क्यों होती है

टेक्स्ट बहुत छोटा होता है। बड़ी PDF का वज़न लगभग हमेशा इमेज से आता है: स्कैन किए पेज, फ़ोटो, या पूरे साइज़ में जोड़े गए हाई-रिज़ॉल्यूशन स्क्रीनशॉट। कंप्रेशन इन इमेज को स्क्रीन और ईमेल के लिए ठीक रिज़ॉल्यूशन पर दोबारा एन्कोड करके काम करता है।

40 MB का स्कैन किया अनुबंध अक्सर 3-5 MB तक आ जाता है और स्क्रीन पर कोई फ़र्क नहीं दिखता, क्योंकि स्कैन उस रिज़ॉल्यूशन से कहीं ज़्यादा पर सेव हुआ था जिस पर कोई उसे कभी देखेगा।

चरण-दर-चरण तरीका

“PDF कंप्रेस करें” खोलें, अपनी फ़ाइल जोड़ें और उसे प्रोसेस होने दें। आपको छोटी PDF वापस मिलती है, साथ में नया साइज़ भी, ताकि आप देख सकें कि सीमा से कितना नीचे हैं।

अगर फ़ाइल अब भी बहुत बड़ी है, तो शायद वह शुरू से ही बहुत भारी है। उसे हिस्सों में बाँटने या गैर-ज़रूरी पेज हटाने से बाकी काम हो जाता है।

क्वालिटी बनाम साइज़

स्क्रीन पर पढ़ी जाने वाली हर चीज़ के लिए सामान्य कंप्रेशन का असर दिखता ही नहीं। अधिकतम क्वालिटी की चिंता तभी करें जब PDF प्रोफ़ेशनल तरीके से प्रिंट होनी हो और आप पूरा रिज़ॉल्यूशन बचाए रखना चाहते हों।

अपनी मूल फ़ाइल संभालकर रखें। अंदर की इमेज के लिए कंप्रेशन एकतरफ़ा होता है, इसलिए पूरी क्वालिटी वाला वर्ज़न सेव रखें और कंप्रेस की गई कॉपी ईमेल करें।

ईमेल बड़ी PDF को क्यों लौटा देता है

ज़्यादातर ईमेल प्रोवाइडर अटैचमेंट का साइज़ सीमित रखते हैं, अक्सर बीस से पच्चीस मेगाबाइट के आसपास, और कुछ कंपनियों के सिस्टम इससे भी सख्त होते हैं। स्कैन किए पेजों या हाई-रिज़ॉल्यूशन फ़ोटो से भरी PDF आसानी से इस सीमा को पार कर सकती है, और ईमेल वापस आ जाता है या जाता ही नहीं। PDF कंप्रेस करने से उसका साइज़ घटता है, ताकि वह पूरी तरह पढ़ने लायक रहते हुए सीमा के अंदर आ जाए।

साइज़ इमेज में होता है, इसलिए स्कैन किए दस्तावेज़ और फ़ोटो वाली PDF सबसे ज़्यादा छोटी होती हैं; सिर्फ़ टेक्स्ट वाली PDF पहले से छोटी होती है और कम कंप्रेस होती है।

बिना दिखने वाले क्वालिटी नुकसान के कंप्रेस करें

अच्छे कंप्रेशन का लक्ष्य है सबसे छोटी फ़ाइल जो स्क्रीन पर और सामान्य प्रिंटिंग में फिर भी साफ़ दिखे। टेक्स्ट तीखा रहता है क्योंकि वह इमेज नहीं है, और फ़ोटो खराब नहीं होतीं, बल्कि ऑप्टिमाइज़ होती हैं। ईमेल के लिए यह सौदा लगभग हमेशा फ़ायदेमंद है, क्योंकि पाने वाले को इससे मतलब है कि दस्तावेज़ पहुँचे और पढ़ा जा सके, न कि वह प्रिंटिंग प्रेस जैसा परफ़ेक्ट हो।

अगर दस्तावेज़ प्रिंटर या किसी औपचारिक आर्काइव में जा रहा है जहाँ पूरी सटीकता ज़रूरी है, तो बिना कंप्रेस की मास्टर कॉपी रखें और ईमेल के लिए अलग कंप्रेस की गई कॉपी भेजें।

जब एक बार काफ़ी न हो

अगर कंप्रेस करने के बाद भी फ़ाइल बहुत बड़ी है, तो देखें कि कहीं उसमें ऐसे पेज तो नहीं जिनकी आपको ज़रूरत नहीं; “PDF विभाजित करें” से सिर्फ़ ज़रूरी पेज निकालें, फिर कंप्रेस करें। गैर-ज़रूरी हाई-रिज़ॉल्यूशन स्कैन हटाना अक्सर दोबारा कंप्रेस करने से ज़्यादा असरदार होता है, क्योंकि बार-बार कंप्रेस करने का फ़ायदा घटता जाता है और इमेज धुंधली होने लगती हैं।