भेजने से पहले PDF पर पासवर्ड कैसे लगाएँ

PDF पर पासवर्ड कब लगाएँ

वित्तीय, कानूनी, मेडिकल या निजी जानकारी वाला हर दस्तावेज़ इसके लायक है: स्टेटमेंट, समझौते, पहचान पत्र के स्कैन, सैलरी शीट। पासवर्ड सुरक्षा की एक ऐसी परत जोड़ता है जो फ़ाइल के साथ चलती है, सिर्फ़ उस इनबॉक्स तक सीमित नहीं रहती जिसमें फ़ाइल भेजी गई।

पासवर्ड को फ़ाइल वाले रास्ते से न भेजें, जैसे फ़ाइल ईमेल से और पासवर्ड SMS से, ताकि दोनों कभी एक साथ न हों।

चरण-दर-चरण तरीका

“PDF सुरक्षित करें” खोलें, अपनी फ़ाइल जोड़ें और पासवर्ड सेट करें। ऐसा मज़बूत पासवर्ड चुनें जिसे आप पाने वाले को बता सकें।

सुरक्षित PDF डाउनलोड करें। जब भी कोई इसे खोलेगा, सामग्री देखने से पहले उससे पासवर्ड माँगा जाएगा।

निजी ईमेल से बेहतर पासवर्ड क्यों है

लोग अक्सर मान लेते हैं कि किसी एक व्यक्ति को दस्तावेज़ ईमेल करने से वह निजी रहता है। असल में ईमेल फ़ॉरवर्ड होते हैं, मेलबॉक्स शेयर होते हैं और थ्रेड लंबे हो जाते हैं। पासवर्ड खुद फ़ाइल की सुरक्षा करता है, इसलिए PDF कहीं भी पहुँचे, उसे सिर्फ़ वही खोल सकता है जो पासवर्ड जानता है। वित्तीय, कानूनी या निजी जानकारी वाली हर चीज़ के लिए, जैसे स्टेटमेंट, अनुबंध, पहचान पत्र के स्कैन, सैलरी शीट, फ़ाइल-स्तर की यह सुरक्षा ही सही डिफ़ॉल्ट है।

इसीलिए संवेदनशील कागज़ात संभालने वाली संस्थाएँ पाने वाले के इनबॉक्स के सुरक्षित होने पर भरोसा करने के बजाय, फ़ाइल को अपने सिस्टम से बाहर भेजने से पहले ही उस पर पासवर्ड लगा देती हैं।

पासवर्ड सही तरीके से शेयर करें

पासवर्ड उतना ही सुरक्षित है जितनी सावधानी से आप उसे पहुँचाते हैं। सबसे ज़रूरी नियम है कि उसे फ़ाइल वाले रास्ते से न भेजें। PDF ईमेल करें, फिर पासवर्ड SMS, फ़ोन कॉल या किसी मैसेजिंग ऐप से भेजें। अगर पासवर्ड उसी ईमेल में है जिसमें अटैचमेंट है, तो वह ईमेल पढ़ने वाले के पास दोनों चीज़ें आ जाती हैं और सुरक्षा का कोई मतलब नहीं रह जाता।

ऐसा पासवर्ड चुनें जिसका अंदाज़ा लगाना मुश्किल हो लेकिन जिसे आप साफ़-साफ़ बता सकें; जब फ़ोन पर बोलकर बताना हो, तो बेतरतीब अक्षरों के बजाय छोटा-सा पासफ़्रेज़ अक्सर बेहतर रहता है।

अपना जाना-पहचाना पासवर्ड हटाना

जब आपको अपनी ही फ़ाइल पर सुरक्षा की ज़रूरत न रहे, जैसे उसे मर्ज, एडिट या आर्काइव करना हो, तो आप “PDF अनलॉक करें” से वह पासवर्ड हटा सकते हैं जो आपके पास पहले से है। यह किसी ऐसे दस्तावेज़ को तोड़ने से अलग है जिसे खोलने की आपको अनुमति नहीं है; टूल सुरक्षा तभी हटाता है जब आप फ़ाइल पहले से खोल सकते हों। बिना पासवर्ड की मास्टर कॉपी किसी सुरक्षित जगह रखें और सिर्फ़ पासवर्ड वाले वर्ज़न ही शेयर करें।