PDF या Word: कौन-सा फ़ॉर्मैट कब इस्तेमाल करें

PDF तब, जब रूप-रंग नहीं बदलना चाहिए

PDF हर डिवाइस और प्रिंटर पर एक जैसी दिखती है। इसे हर फ़ाइनल चीज़ के लिए इस्तेमाल करें: साइन होने वाले अनुबंध, भेजे जाने वाले रिज़्यूमे, इनवॉइस, रिपोर्ट, और प्रिंट होने वाली हर चीज़। पाने वाला ठीक वही देखता है जो आपने डिज़ाइन किया।

बाँटने के लिए भी PDF बेहतर है, क्योंकि गलती से उसे बदलना मुश्किल है और उस पर पासवर्ड लगाया जा सकता है।

Word तब, जब अभी एडिटिंग बाकी है

Word में पैराग्राफ़, स्टाइल और टेबल एडिट करने योग्य रहते हैं। ड्राफ़्ट लिखते समय, साथ मिलकर काम करते समय, या किसी ऐसे व्यक्ति को दस्तावेज़ देते समय इसका इस्तेमाल करें जो उस पर आगे काम करेगा।

आम तरीका यह है कि Word में लिखें, फिर फ़ाइनल वर्ज़न के लिए PDF में एक्सपोर्ट करें। बाद में PDF बदलनी हो, तो उसे वापस Word में बदलें, एडिट करें और फिर से एक्सपोर्ट करें।

हर फ़ॉर्मैट किसमें अच्छा है

Word और PDF अलग-अलग समस्याएँ हल करते हैं, और गलत फ़ॉर्मैट चुनना ही दस्तावेज़ों की ज़्यादातर परेशानियों की जड़ है। Word (.docx) लिखने और एडिट करने के लिए है: यह टेक्स्ट को अपने-आप व्यवस्थित करता है, बदलाव ट्रैक करता है और उस पर काम करने के लिए ही बना है। PDF अंतिम रूप देने और शेयर करने के लिए है: यह लेआउट लॉक कर देती है ताकि दस्तावेज़ हर डिवाइस पर एक जैसा दिखे और खोलने वाला गलती से उसकी फ़ॉर्मैटिंग न बिगाड़ दे।

सीधा नियम: Word में एडिट करें, PDF के रूप में शेयर करें। ड्राफ़्ट, सुधार और साथ मिलकर काम Word में करें, फिर जब दस्तावेज़ फ़ाइनल होकर बाहर जाने को तैयार हो, तो PDF एक्सपोर्ट करें।

Word कब इस्तेमाल करें

Word तब चुनें जब दस्तावेज़ अभी लिखा जा रहा हो या दूसरे लोग उसे एडिट करेंगे: तैयार हो रही रिपोर्ट, ऐसा टेम्पलेट जिसे सहकर्मी भरेंगे, हर आवेदन के लिए थोड़ा बदला जाने वाला CV, या ट्रैक चेंज और टिप्पणियों वाली कोई भी चीज़। जब सामग्री को बार-बार नए सिरे से व्यवस्थित होना हो, जैसे लंबे दस्तावेज़ जिनमें आप लगातार टेक्स्ट जोड़ते और काटते हैं, तब भी Word बेहतर है।

PDF शेयर करने के बाद भी अपनी Word फ़ाइल को एडिट करने योग्य मास्टर कॉपी के रूप में रखें, ताकि PDF को सीधे एडिट करने की कोशिश के बजाय आप बदलाव करके फिर से एक्सपोर्ट कर सकें।

PDF कब इस्तेमाल करें

हर फ़ाइनल या आधिकारिक चीज़ के लिए PDF इस्तेमाल करें: अनुबंध, इनवॉइस, नियोक्ताओं को भेजे जाने वाले रिज़्यूमे, क्लाइंट के लिए रिपोर्ट, साइन होने वाले फ़ॉर्म। PDF यह पक्का करती है कि पढ़ने वाला ठीक आपका लेआउट और फ़ॉन्ट देखे, यूँ ही एडिट होने से बचाती है, और बिना किसी खास सॉफ़्टवेयर के हर जगह खुलती है। अगर एक से दूसरे में जाना हो, तो “Word से PDF” तैयार दस्तावेज़ को लॉक करता है, और “PDF से Word” बदलाव की ज़रूरत पड़ने पर PDF को फिर से एडिट करने योग्य बनाता है।