PDF beveiligen: de complete gids

Drie vragen die je stelt voordat je een PDF deelt

Voordat je een document verstuurt, helpt het om even drie korte vragen langs te lopen. Ten eerste: wie moet dit kunnen openen, en alleen die persoon? Ten tweede: wat in het bestand is echt gevoelig, en heeft de ontvanger dat überhaupt nodig? Ten derde: wat gebeurt er met de kopieën als het bestand zijn doel heeft gediend? De meeste datalekken met documenten zijn geen geavanceerde hacks; het zijn gewone bestanden die ergens terechtkwamen waar ze niet hoorden, omdat niemand deze vragen stelde.

Bij elke vraag hoort een tool of een gewoonte. Bepalen wie een bestand kan openen, doe je met een wachtwoord. Bepalen wat erin staat, doe je met zwartlakken en het verwijderen van verborgen gegevens. Bepalen wat er daarna gebeurt, doe je door diensten te kiezen die bestanden verwijderen en je eigen kopieën goed bij te houden.

Wachtwoorden: bepalen wie het bestand kan openen

Een wachtwoord op een PDF is de meest directe bescherming die je hebt. Het reist mee met het bestand, niet met de inbox, dus ook als de e-mail tien keer wordt doorgestuurd, kan alleen iemand met het wachtwoord het document openen. Dit is de juiste keuze voor alles met financiële, juridische of persoonlijke gegevens: afschriften, overeenkomsten, scans van identiteitsbewijzen, salarisrondes.

Een wachtwoord is maar zo veilig als de manier waarop je het deelt. De gouden regel: stuur het wachtwoord via een ander kanaal dan het bestand. Mail de PDF en stuur het wachtwoord daarna per sms of geef het telefonisch door. Staat het wachtwoord in dezelfde e-mailthread als de bijlage, dan heeft iedereen die de thread ziet beide helften en is de bescherming weg.

Heb je de bescherming niet meer nodig op een bestand dat van jou is, bijvoorbeeld om het samen te voegen met andere documenten of te bewerken, dan kun je het wachtwoord dat je al kent verwijderen. Dat is iets anders dan een bestand kraken dat je niet mag openen, en dat doen deze tools ook niet.

Zwartlakken: bepalen wat erin staat

Zwartlakken betekent dat je gevoelige inhoud definitief uit een document verwijdert voordat je het deelt: een rekeningnummer op een afschrift, een naam in een rapport, een handtekeningblok, een adres. Het belangrijke woord is definitief. In sommige editors bedekt een zwart rechthoekje over de tekst die alleen visueel; de tekst eronder zit nog gewoon in het bestand en kan worden gekopieerd. Goed zwartlakken verwijdert de inhoud zelf, zodat wat weg is ook echt weg is.

Zwartlakken is onmisbaar zodra een document gedeeld moet worden, maar niet in zijn geheel. Een verhuurder die een bankafschrift deelt om inkomsten aan te tonen, hoort de afzonderlijke transacties zwart te lakken. Een bedrijf dat een contract publiceert, hoort namen en bedragen die niet openbaar zijn zwart te lakken. Een supportteam dat een screenshot deelt, hoort de klantgegevens zwart te lakken. Twijfel je? Lak dan liever te veel dan te weinig zwart; je kunt altijd een onbewerkte kopie delen met iemand die die echt nodig heeft.

Watermerken: bepalen hoe een bestand wordt gebruikt

Een watermerk vergrendelt een document niet, maar verandert wel hoe het gebruikt kan worden. Zet je CONCEPT over een document dat nog wordt beoordeeld, dan wordt een onafgemaakte versie niet aangezien voor de definitieve. Pagina's markeren als VERTROUWELIJK schept duidelijke verwachtingen bij iedereen die ze ontvangt. Een bedrijfslogo op gedeelde rapporten ontmoedigt ongecontroleerd doorsturen en maakt de bron duidelijk.

Watermerken zijn eerder een afschrikmiddel en een label dan een harde beveiliging. Ze zijn vooral nuttig voor documenten die breed rondgaan, waarbij je niet elke kopie van een wachtwoord kunt voorzien, maar wel wilt dat elke kopie een duidelijk signaal over de status en herkomst meedraagt.

Handtekeningen: aantonen wie akkoord ging

Een PDF digitaal ondertekenen vervangt het rondje printen, tekenen en scannen. Je zet je handtekening direct op de pagina en stuurt het document terug: sneller, en het levert een netter document op. Voor de meeste alledaagse overeenkomsten is een afbeelding van je handtekening op de juiste regel precies wat de andere partij verwacht.

Handtekeningen en wachtwoorden lossen verschillende problemen op en gaan vaak samen: je ondertekent een contract om te laten zien dat je akkoord gaat, en je kunt het ondertekende bestand met een wachtwoord beveiligen voordat je het verstuurt, zodat alleen de wederpartij het kan openen.

Het detail dat de meeste mensen missen: verborgen metadata

Elke PDF bevat metadata die je nooit op de pagina ziet: de naam van de auteur, de gebruikte software, de aanmaak- en bewerkingsdatum en soms zelfs het oorspronkelijke bestandspad op iemands computer. Bij een document dat je publiceert of extern verstuurt, kunnen die verborgen gegevens meer prijsgeven dan je wilt, van wie het echt heeft geschreven tot wanneer het voor het laatst is gewijzigd.

Metadata verwijderen voordat je een bestand publiceert, is een eenvoudige stap die vaak wordt vergeten. Het is vooral de moeite waard bij alles wat op het openbare internet komt of naar een partij gaat die je niet goed kent.

Alles bij elkaar: een eenvoudige werkwijze

Voor een gemiddeld gevoelig document is dit een logische volgorde: lak alles zwart wat de ontvanger niet nodig heeft, verwijder de verborgen metadata, onderteken het als er akkoord nodig is en beveilig het met een wachtwoord voordat je het verstuurt, waarbij je het wachtwoord apart deelt. Niet elk document heeft elke stap nodig, maar ze langslopen kost een paar seconden en dicht de gaten die de meeste lekken veroorzaken.

Kies tot slot liever tools die bestanden verwerken en daarna verwijderen dan diensten die je documenten bewaren. Hoe korter je gevoelige bestand op de server van een ander staat, hoe kleiner de kans dat er iets misgaat.