PDF verkleinen, opschonen en repareren: complete gids
Een PDF die niet als bijlage bij een e-mail past, op het verkeerde formaat wordt geprint of helemaal niet wil openen, is een van de meest voorkomende ergernissen met documenten. Bijna al deze problemen komen neer op een paar oorzaken, en voor elke oorzaak is er een eenvoudige oplossing. Deze gids legt uit waarom PDF's moeilijk doen en hoe je een klein, net en betrouwbaar bestand krijgt.
Waarom PDF's zo groot worden
Tekst neemt bijna geen ruimte in. Het gewicht van een grote PDF zit bijna altijd in afbeeldingen: gescande pagina's, ingesloten foto's of screenshots in hoge resolutie die op volle grootte zijn opgeslagen. Een scanner legt een pagina vaak vast in een veel hogere resolutie dan iemand ooit nodig heeft om hem te bekijken, waardoor een gescand contract van tien pagina's makkelijk tientallen megabytes groot wordt, ook al staat er niets anders op dan tekst en een handtekening.
Daarom kan hetzelfde aantal pagina's tot enorm verschillende bestandsgroottes leiden. Een digitaal gemaakt rapport met alleen tekst blijft vaak onder één megabyte; dezelfde inhoud als gescande afbeeldingen kan veertig keer zo groot zijn.
Hoe comprimeren echt werkt
Bij het comprimeren van een PDF worden de afbeeldingen erin opnieuw gecodeerd op een resolutie die geschikt is voor scherm en e-mail, en wordt overbodige data verwijderd. Omdat de originele scans meestal in een veel hogere resolutie zijn opgeslagen dan nodig, is het resultaat vaak drastisch kleiner zonder zichtbaar verschil op het scherm. Een scan van veertig megabyte die terugloopt naar drie of vier megabyte is heel gewoon.
Comprimeren is vooral belangrijk voor e-mail, waar de limiet voor bijlagen rond de vijfentwintig megabyte ligt, en voor uploads naar portalen met een maximale bestandsgrootte. Voor alles wat op een scherm wordt gelezen, is standaardcompressie in de praktijk onzichtbaar. Kies alleen voor maximale kwaliteit als het document professioneel wordt gedrukt en je de volledige resolutie wilt behouden.
Grijstinten: snelle winst voor grootte en printen
Als je een kleuren-PDF naar grijstinten omzet, verdwijnt de kleurinformatie. Daardoor wordt het bestand kleiner en verbruik je minder inkt bij het printen. Voor een lang rapport dat alleen leesbaar hoeft te zijn en niet kleurrijk, is grijstinten een eenvoudige manier om een document lichter en goedkoper te printen te maken, en het maakt bestanden uniform voor archivering in grijstinten.
Het gaat goed samen met comprimeren: eerst naar grijstinten om de kleurdata kwijt te raken, daarna comprimeren om de rest opnieuw te coderen.
Formaat wijzigen: pagina's die verkeerd printen
Soms is het probleem niet het gewicht, maar de afmetingen. Een document met een vreemd paginaformaat wordt geprint met enorme marges of valt deels weg, en een bestand met verschillende paginaformaten ziet er rommelig uit. Door het formaat te wijzigen schaal je de pagina's naar een standaardformaat zoals A4 of Letter, zodat het document goed wordt geprint en er uniform uitziet.
Dit is de oplossing als een PDF er op het scherm prima uitziet, maar op de verkeerde schaal uit de printer komt, of als je bestanden van verschillende herkomst hebt samengevoegd tot één ongelijk document.
Een PDF repareren die niet wil openen
Een PDF kan beschadigd raken door een mislukte download, een onderbroken opslag of een fout bij het overzetten. Daarna wil hij niet meer openen, blijft hij hangen in je PDF-lezer of wordt hij als beschadigd gemeld. Bij het repareren van een PDF wordt de bestandsstructuur opnieuw opgebouwd, zodat het bestand weer opent en zoveel mogelijk inhoud wordt teruggehaald.
Opent een bestand dat gisteren nog werkte vandaag ineens niet meer? Probeer dan eerst te repareren voordat je ervan uitgaat dat de inhoud verloren is.
Weghalen wat je niet nodig hebt
Vaak is de snelste manier om een document kleiner en netter te maken simpelweg weghalen wat niet nodig is. Dubbele voorbladen, lege scheidingspagina's die een scanner heeft toegevoegd of interne notities die niet gedeeld horen te worden: als je die verwijdert, wordt het bestand tegelijk kleiner en overzichtelijker.
Een document ordenen, dus pagina's in de juiste volgorde zetten, scheef gescande pagina's rechtop draaien en overbodige pagina's weglaten, maakt van een rommelige scan een net bestand, en een net bestand is meestal ook een kleiner bestand.
Een praktische opschoonroutine
Voor een zwaar, rommelig gescand document is dit een goede volgorde: eerst ordenen, zodat de pagina's in volgorde staan en lege pagina's weg zijn; omzetten naar grijstinten als kleur niet nodig is; en daarna comprimeren om de grootte omlaag te brengen. Wordt het geprint, wijzig dan het formaat naar een standaard paginaformaat. Wil het helemaal niet openen, repareer het dan eerst.
Het doel is een document dat klein genoeg is om te versturen, netjes genoeg om te lezen en betrouwbaar genoeg om overal te openen. Een minuutje opruimen is meestal beter dan op het moment van versturen worstelen met een veel te groot bestand.