PDF verkleinen voor e-mail: onder de bijlagelimiet
Je klikt op verzenden en het bericht komt terug: bijlage te groot. De meeste mailboxen houden op rond de 25 MB, en gescande of afbeeldingrijke PDF's gaan daar snel overheen. Zo krijg je een PDF ruim onder de limiet.
Wat een PDF echt groot maakt
Tekst is piepklein. Het gewicht van een grote PDF zit bijna altijd in afbeeldingen: gescande pagina's, foto's of screenshots in hoge resolutie die op volle grootte zijn ingesloten. Comprimeren werkt door die afbeeldingen opnieuw te coderen op een resolutie die geschikt is voor scherm en e-mail.
Een gescand contract van 40 MB kan vaak terug naar 3-5 MB zonder zichtbaar verschil op het scherm, omdat de scan was opgeslagen in een veel hogere resolutie dan iemand ooit nodig heeft om hem te bekijken.
Stap voor stap
Open PDF comprimeren, voeg je bestand toe en laat het verwerken. Je krijgt een kleinere PDF terug, plus de nieuwe bestandsgrootte, zodat je ziet hoe ver je onder de limiet zit.
Is het nog steeds te groot, dan was het bestand waarschijnlijk al enorm. Door het op te splitsen in delen of pagina's te verwijderen die je niet nodig hebt, kom je de rest van de weg.
Kwaliteit of bestandsgrootte
Voor alles wat op een scherm wordt gelezen, is standaardcompressie onzichtbaar. Maak je alleen druk om maximale kwaliteit als de PDF professioneel wordt gedrukt en je de volledige resolutie wilt behouden.
Bewaar je originele bestand. Comprimeren is voor de afbeeldingen in het bestand onomkeerbaar, dus archiveer de versie in volle kwaliteit en mail de gecomprimeerde kopie.
Waarom e-mail grote PDF's weigert
De meeste e-mailproviders hebben een maximale bijlagegrootte, vaak rond de twintig tot vijfentwintig megabyte, en sommige bedrijfssystemen zijn nog strenger. Een PDF vol gescande pagina's of foto's in hoge resolutie gaat daar makkelijk overheen, waarna de e-mail gewoon terugkomt of niet wordt verzonden. Door de PDF te comprimeren wordt hij kleiner, zodat hij onder de limiet blijft en toch prima leesbaar is.
De grootte zit in de afbeeldingen, dus gescande documenten en PDF's met veel foto's worden het meest verkleind; een PDF met alleen tekst is al klein en wordt minder gecomprimeerd.
Comprimeren zonder zichtbaar kwaliteitsverlies
Goede compressie mikt op het kleinste bestand dat er op het scherm en bij gewoon printen nog netjes uitziet. Tekst blijft scherp omdat het geen afbeelding is, en foto's worden geoptimaliseerd in plaats van verpest. Voor e-mail is die afweging bijna altijd de moeite waard: de ontvanger wil vooral dat het document aankomt en leesbaar is, niet dat het drukkerijkwaliteit heeft.
Gaat een document naar een drukker of een officieel archief waar maximale getrouwheid telt, bewaar dan een ongecomprimeerd origineel en mail een aparte gecomprimeerde kopie.
Als één keer comprimeren niet genoeg is
Is een bestand na het comprimeren nog steeds te groot, kijk dan of er pagina's in zitten die je niet nodig hebt. Haal met PDF splitsen alleen de relevante pagina's eruit en comprimeer daarna. Overbodige scans in hoge resolutie verwijderen levert vaak meer op dan nog een keer comprimeren, want dat heeft steeds minder effect en kan afbeeldingen wazig gaan maken.