PDF beveiligen met een wachtwoord vóór verzending
Een contract, een bankafschrift of iets met persoonsgegevens mailen is veiliger als het bestand zelf vergrendeld is. Met een wachtwoord op de PDF kan alleen iemand met dat wachtwoord het bestand openen, ook als de e-mail wordt doorgestuurd.
Wanneer je een PDF beveiligt
Elk document met financiële, juridische, medische of persoonlijke informatie komt in aanmerking: afschriften, overeenkomsten, scans van identiteitsbewijzen, salarisgegevens. Een wachtwoord voegt een beschermingslaag toe die met het bestand meereist, niet alleen met de inbox waar het naartoe is gestuurd.
Stuur het wachtwoord via een ander kanaal dan het bestand zelf, bijvoorbeeld het bestand per e-mail en het wachtwoord per sms, zodat de twee nooit samen zijn.
Stap voor stap
Open PDF beveiligen, voeg je bestand toe en stel een wachtwoord in. Kies een sterk wachtwoord dat je met de ontvanger kunt delen.
Download de beveiligde PDF. Wie hem opent, wordt eerst om het wachtwoord gevraagd voordat de inhoud zichtbaar wordt.
Waarom een wachtwoord beter is dan een privémail
Veel mensen denken dat een document privé blijft als je het naar één persoon mailt. In de praktijk worden e-mails doorgestuurd, mailboxen gedeeld en threads lang. Een wachtwoord beschermt het bestand zelf, dus waar de PDF ook terechtkomt, alleen wie het wachtwoord kent, kan hem openen. Voor alles met financiële, juridische of persoonlijke gegevens, zoals afschriften, contracten, scans van identiteitsbewijzen en salarisgegevens, is die bescherming op bestandsniveau de juiste standaard.
Daarom beveiligen organisaties die met gevoelige papieren werken die met een wachtwoord voordat ze hun systeem verlaten, in plaats van erop te vertrouwen dat de inbox van de ontvanger veilig is.
Het wachtwoord op de juiste manier delen
Een wachtwoord is maar zo veilig als de manier waarop je het doorgeeft. De gouden regel: stuur het via een ander kanaal dan het bestand. Mail de PDF en stuur het wachtwoord daarna per sms, telefonisch of via een berichtenapp. Staat het wachtwoord in dezelfde e-mail als de bijlage, dan heeft iedereen die die e-mail leest beide helften en is de bescherming waardeloos.
Kies een wachtwoord dat moeilijk te raden is, maar dat je duidelijk kunt doorgeven. Een korte wachtzin werkt vaak beter dan een willekeurige reeks tekens als je hem telefonisch moet voorlezen.
Een wachtwoord verwijderen dat je kent
Heb je de beveiliging niet meer nodig op een bestand dat van jou is, om het samen te voegen, te bewerken of te archiveren, dan kun je het wachtwoord dat je al hebt verwijderen met PDF ontgrendelen. Dat is iets anders dan een document kraken dat je niet mag openen; de tool verwijdert de beveiliging alleen als je het bestand al kunt openen. Bewaar een onbeveiligd origineel op een veilige plek en deel alleen beveiligde versies.