PDF of Word: wanneer gebruik je welk formaat?
PDF en Word lossen tegenovergestelde problemen op. Het ene formaat legt een document vast, zodat het er overal hetzelfde uitziet; het andere houdt het open om te bewerken. Wie op het juiste moment het juiste formaat kiest, bespaart zich een hoop gedoe met opmaak.
Kies PDF als de opmaak niet mag veranderen
Een PDF ziet er op elk apparaat en elke printer hetzelfde uit. Gebruik het voor alles wat definitief is: contracten om te ondertekenen, cv's om te versturen, facturen, rapporten en alles wat gedrukt wordt. De ontvanger ziet precies wat jij hebt ontworpen.
PDF's zijn ook beter om te verspreiden, omdat ze moeilijk per ongeluk te wijzigen zijn en met een wachtwoord kunnen worden beveiligd.
Kies Word als er nog aan gewerkt wordt
Word houdt alinea's, stijlen en tabellen bewerkbaar. Gebruik het tijdens het schrijven, bij samenwerken of als je een document overdraagt aan iemand die er verder aan werkt.
De gebruikelijke werkwijze: schrijf in Word en exporteer daarna naar PDF voor de definitieve versie. Moet je een PDF later aanpassen, zet hem dan terug naar Word, bewerk hem en exporteer opnieuw.
Waar elk formaat goed in is
Word en PDF lossen verschillende problemen op, en het verkeerde formaat gebruiken veroorzaakt de meeste ergernissen met documenten. Word (.docx) is om te schrijven en te bewerken: de tekst loopt opnieuw door, wijzigingen worden bijgehouden en het is bedoeld om aan te werken. PDF is om af te ronden en te delen: de opmaak ligt vast, zodat het document er op elk apparaat hetzelfde uitziet en niet per ongeluk anders wordt opgemaakt door wie het opent.
De simpele regel: bewerken in Word, delen als PDF. Je schrijft, reviseert en werkt samen in Word en exporteert een PDF zodra het document definitief is en de wereld in gaat.
Wanneer je Word gebruikt
Kies Word als het document nog wordt geschreven of door anderen wordt bewerkt: een rapport in wording, een sjabloon dat collega's invullen, een cv dat je voor elke sollicitatie aanpast, of alles waarin je met wijzigingen bijhouden en opmerkingen werkt. Word is ook beter als de inhoud opnieuw moet doorlopen, zoals bij lange documenten waarin je steeds tekst toevoegt en schrapt.
Bewaar je Word-bestand als bewerkbaar origineel, ook nadat je een PDF hebt gedeeld, zodat je wijzigingen kunt aanbrengen en opnieuw kunt exporteren in plaats van de PDF direct te bewerken.
Wanneer je PDF gebruikt
Gebruik PDF voor alles wat definitief of officieel is: contracten, facturen, cv's voor werkgevers, rapporten voor klanten, formulieren om te ondertekenen. Een PDF garandeert dat de lezer precies jouw opmaak en lettertypen ziet, voorkomt dat er zomaar in wordt gewerkt en opent overal zonder speciale software. Moet je van het ene naar het andere formaat, dan legt Word naar PDF een afgerond document vast en maakt PDF naar Word een PDF weer bewerkbaar als je hem moet herzien.