PDF oder Word: Welches Format wann?
PDF und Word lösen gegensätzliche Probleme. Das eine fixiert ein Dokument, sodass es überall gleich aussieht, das andere hält es offen für Bearbeitungen. Wer im richtigen Moment das richtige Format wählt, erspart sich viel Ärger mit der Formatierung.
PDF, wenn das Aussehen sich nicht ändern darf
Ein PDF wird auf jedem Gerät und jedem Drucker gleich dargestellt. Nutzen Sie es für alles Endgültige: Verträge zum Unterschreiben, Bewerbungsunterlagen, Rechnungen, Berichte und alles, was in den Druck geht. Der Empfänger sieht genau das, was Sie gestaltet haben.
PDFs eignen sich auch besser zur Weitergabe, weil sie sich nicht versehentlich verändern lassen und mit einem Passwort geschützt werden können.
Word, wenn noch bearbeitet wird
Word hält Absätze, Formatvorlagen und Tabellen bearbeitbar. Nutzen Sie es, solange Sie einen Entwurf schreiben, mit anderen zusammenarbeiten oder ein Dokument an jemanden übergeben, der daran weiterarbeitet.
Der übliche Ablauf: in Word schreiben und dann für die Endfassung als PDF exportieren. Müssen Sie ein PDF später ändern, wandeln Sie es zurück in Word um, bearbeiten es und exportieren es erneut.
Wofür welches Format gut ist
Word und PDF lösen unterschiedliche Probleme, und das falsche Format ist die Ursache für die meisten Dokumentenprobleme. Word (.docx) ist zum Schreiben und Bearbeiten da – der Text fließt neu, Änderungen lassen sich nachverfolgen, und das Dokument ist zum Weiterarbeiten gedacht. PDF ist zum Fertigstellen und Teilen da – es fixiert das Layout, sodass das Dokument auf jedem Gerät gleich aussieht und von niemandem, der es öffnet, versehentlich umformatiert werden kann.
Die einfache Regel: in Word bearbeiten, als PDF teilen. Sie entwerfen, überarbeiten und arbeiten in Word zusammen und exportieren ein PDF, sobald das Dokument fertig ist und hinaus in die Welt geht.
Wann Sie Word verwenden sollten
Greifen Sie zu Word, wenn das Dokument noch geschrieben wird oder von anderen bearbeitet werden soll: ein Bericht in Arbeit, eine Vorlage, die Kollegen ausfüllen, ein Lebenslauf, den Sie für jede Bewerbung anpassen, oder alles mit Änderungsverfolgung und Kommentaren. Word ist auch besser, wenn der Inhalt neu fließen muss – bei langen Dokumenten, in denen Sie ständig Text ergänzen und kürzen.
Behalten Sie Ihre Word-Datei als bearbeitbares Original, auch nachdem Sie ein PDF weitergegeben haben – so können Sie Änderungen vornehmen und neu exportieren, statt das PDF direkt bearbeiten zu müssen.
Wann Sie PDF verwenden sollten
Nutzen Sie PDF für alles Endgültige oder Offizielle: Verträge, Rechnungen, Lebensläufe für Arbeitgeber, Berichte für Kunden, Formulare zum Unterschreiben. Ein PDF garantiert, dass der Leser genau Ihr Layout und Ihre Schriften sieht, verhindert beiläufiges Bearbeiten und lässt sich überall ohne spezielle Software öffnen. Wenn Sie von einem Format ins andere wechseln müssen, fixiert „Word in PDF“ ein fertiges Dokument, und „PDF in Word“ macht ein PDF wieder bearbeitbar, wenn Sie es überarbeiten müssen.