PDFの軽量化・整理・修復の完全ガイド
メールに添付できない、印刷するとサイズがおかしい、そもそも開かない。PDFのこうしたトラブルは、書類にまつわる悩みの中でも特によくあるものです。ほとんどの問題はいくつかの原因に集約され、それぞれに分かりやすい解決策があります。このガイドでは、PDFに不具合が起きる理由と、小さくきれいで扱いやすいファイルにする方法を解説します。
PDFのファイルサイズが大きくなる理由
テキストはほとんど容量を使いません。大きなPDFの重さの原因は、ほぼ必ず画像です。スキャンしたページ、埋め込まれた写真、フルサイズのまま保存された高解像度のスクリーンショットなどです。スキャナーは誰も見ないほどの高解像度でページを取り込むことがあるため、10ページのスキャンした契約書が、文字と署名しか含まないにもかかわらず、簡単に数十メガバイトに達してしまいます。
同じページ数でもファイルサイズが大きく異なるのはこのためです。最初からデジタルで作成されたテキストだけの報告書なら1メガバイト未満でも、同じ内容を画像としてスキャンすると40倍ほどの大きさになることもあります。
圧縮の仕組み
PDFを圧縮すると、中の画像が画面表示やメールに適した解像度で再エンコードされ、不要なデータが削除されます。元のスキャンは必要以上に高い解像度で保存されていることが多いため、画面上では見た目の違いがないまま、劇的に小さくなることがよくあります。40メガバイトのスキャンが3〜4メガバイトになるのは、ごく普通のことです。
圧縮が特に役立つのは、添付ファイルの上限が25メガバイト前後のメールと、ファイルサイズに制限があるサイトへのアップロードです。画面で読むものなら、標準の圧縮で見た目はほとんど変わりません。最高画質を選ぶのは、文書を本格的に印刷し、元の解像度を保ちたい場合だけにしましょう。
グレースケール：サイズと印刷に手軽に効く
カラーのPDFをグレースケールに変換すると色情報が取り除かれ、ファイルが小さくなるうえ、印刷時のインク使用量も減ります。カラーである必要がなく、読めれば十分な長い報告書なら、グレースケールは文書を軽くし印刷コストを抑える簡単な方法です。グレースケールでの保管用にファイル形式をそろえることにも役立ちます。
圧縮と組み合わせるのが自然です。まずグレースケールにして色データを落とし、それから圧縮して残りを再エンコードします。
サイズ変更：正しく印刷されないページを直す
問題が重さではなく、寸法にある場合もあります。特殊なページサイズで作られた文書は、印刷すると余白が大きすぎたり端が切れたりしますし、ページサイズが混在するファイルは見た目がちぐはぐになります。サイズ変更を行えば、ページがA4やレターなどの標準サイズに調整され、正しく印刷でき、見た目もそろいます。
画面では問題ないのにプリンターから出てくると縮尺がおかしい場合や、出どころの異なるファイルを結合してサイズがばらばらの文書になった場合に、この方法で解決できます。
開かないPDFを修復する
ダウンロードの失敗、保存の中断、転送エラーなどでPDFが破損すると、開けなくなったり、ビューアーで止まったり、破損ファイルと表示されたりします。PDFを修復すると、ファイル構造が再構築されて再び開けるようになり、できる限り多くの内容が復元されます。
昨日まで問題なかったファイルが今日突然開かなくなったら、内容が失われたと決めつける前に、まず修復を試してみましょう。
不要な部分を削る
文書を小さく整える一番の近道は、不要なものを取り除くことである場合がよくあります。重複した表紙、スキャナーが挟み込んだ白紙の区切りページ、共有すべきでない社内メモなどを削除すれば、ファイルは小さくなり、同時にすっきりします。
文書を整理すること、つまりページを正しい順序に並べ替え、横向きのスキャンをまっすぐに回転し、不要なページを削除することで、散らかったスキャンがきれいなファイルに変わります。そして、きれいなファイルはたいてい小さなファイルでもあります。
実践的な整理の手順
重くて散らかったスキャン文書なら、次の順序がおすすめです。まず整理してページを正しい順序にし、白紙ページを取り除きます。カラーが不要ならグレースケールにします。それから圧縮してサイズを下げます。印刷するなら標準のページサイズに変更します。まったく開かない場合は、何よりも先に修復しましょう。
目指すのは、送れるほど小さく、読みやすいほどきれいで、どこでも確実に開ける文書です。送る段階になって大きすぎるファイルと格闘するより、1分かけて整えておくほうがたいてい得策です。